Създаване на писма от списък с адреси

Покана, напомняне или бюлетин до всички Ваши клиенти, с правилното име и адрес за всяко писмо поотделно. Ръчното въвеждане на всяко писмо е много работа. С Обединяването на писма Euro-Office създава всички писма наведнъж от електронна таблица с адреси.

От какво се нуждаете?

• Електронна таблица (xlsx) във Вашия WebOké Nextcloud, с имената на колоните в първия ред, например Обръщение, Име, Фирма, Адрес, Пощенски код, Град. Всеки следващ ред е по един получател.
• Писмо (docx) с постоянния текст.

Стъпка 1: свързване на списъка с адреси

1. Отворете писмото.
2. Отидете на раздела Сътрудничество и натиснете Обединяването на писма (1).
3. Изберете От хранилище, за да изберете списъка с адреси от Вашия Nextcloud, От файл за файл от Вашия компютър, или От URL за файл от интернет.

Вдясно се появяват Настройки за обединяване на поща. С Редактирате секция с получатели отбелязвате или премахвате отметка на получатели.

Стъпка 2: поставяне на полета в писмото

1. Поставете курсора на мястото, където трябва да бъде името.
2. Натиснете вдясно Вмъкване на поле за сливане и изберете Име.
3. Направете същото за Фирма, Адрес, Пощенски код и Град. Поставете сами интервали и нови редове между полетата и въведете например запетая след обръщението.

Стъпка 3: проверка и обединяване

1. Натиснете Преглед на резултатите. Със стрелките прелиствате писмата за всеки получател.
2. Изберете при Обединяване с какво желаете: един PDF файл с всички писма за разпечатване, Docx файл за допълнителна проверка, или Електронна поща.
3. Изберете дали искате всички записи или само част от тях и натиснете Изтегли или Запази.

Капани и ограничения

• Euro-Office обединява максимум 100 получателя наведнъж. Ако имате повече, направете го на части (записи от 1 до 100, от 101 до 200) с помощта на От и До.
• Обединяването на писма работи в браузъра, във Вашия WebOké Nextcloud.
• Адресни етикети (няколко адреса на един лист) Euro-Office не може да създава: всяко писмо получава по един получател. Честна алтернатива: създайте етикетите в електронна таблица с адресите в решетка, която пасва на Вашия лист с етикети, или използвайте програма за етикети от производителя на Вашите етикети.
• Показва ли се пощенски код без водеща нула или сума с странен вид в писмото? Проверете формата на числата в електронната таблица (вижте Запазване на нулата в началото на телефонен номер или пощенски код).