Una carpeta de asociación o familia que no desaparece cuando alguien lo deja

La pregunta: "En nuestra asociación todo está en una carpeta compartida de la anterior secretaria. Ahora ella lo deja. ¿Qué pasa con la carpeta y cómo lo evitamos la próxima vez?"

El problema: una carpeta compartida siempre pertenece a una persona. Si se elimina ese usuario, la carpeta también desaparece para todos los demás. Lo mismo ocurre en una familia donde todo está en la carpeta de uno de los progenitores.

Ahora: poner la carpeta a salvo

1. Haga que la persona que se va transfiera la propiedad de la carpeta a alguien que se quede, mediante Ajustes, Compartir y el bloque Archivos. Consulte Transferir la propiedad cuando un compañero se marcha.
2. Elimine al usuario en Mi WebOké solo cuando la transferencia esté terminada. Si desea conservar la cuenta un tiempo más, desactívela en lugar de eliminarla.
3. ¿La persona ya no puede iniciar sesión? Siga entonces Un colega se va: cómo recuperar de forma segura sus archivos, calendario y carpetas compartidas.

A partir de ahora: un equipo y una carpeta de equipo

1. Crear un equipo

Cree en la aplicación Equipos un equipo, por ejemplo "Junta" o "Familia", y añada a los miembros (consulte Crear equipos y compartir una carpeta con todo su equipo). Si alguien se incorpora o se va, solo tiene que ajustar el equipo.

2. Solicitar una carpeta de equipo

Una carpeta de equipo pertenece al equipo, no a una persona. Se mantiene aunque alguien se vaya, y el almacenamiento no cuenta para ningún miembro en concreto. WebOké crea la carpeta de equipo por usted: solicítela mediante un ticket en Mi WebOké e indique el nombre de la carpeta y del equipo (consulte Carpetas de equipo: una carpeta compartida que pertenece al equipo). Las carpetas de equipo están disponibles en Personal, Family y Max, pero no en Nextcloud Free.

3. Trasladar los archivos

1. Abra en Archivos la antigua carpeta compartida.
2. Marque todo (la casilla situada encima de la lista selecciona todo).
3. Elija arriba Mover o copiar, seleccione la carpeta de equipo y haga clic en Mover a con el nombre de la carpeta de equipo (consulte Crear, mover, copiar y renombrar carpetas).
4. Compruebe que todo se ha trasladado correctamente y después elimine el antiguo recurso compartido.

Consejos para la organización

• Utilice una estructura de carpetas fija, por ejemplo Actas, Finanzas, Miembros, Actividades. Añada una breve explicación con Añadir descripción a carpeta (consulte Crear notas y archivos de texto con Texto).
• Establezca quién puede hacer qué. No todo el mundo necesita poder modificar los documentos financieros.
• Al compartir hacia fuera (miembros, padres, ayuntamiento), hágalo siempre con un enlace con contraseña y fecha de caducidad (consulte Crear un enlace público: lectura, edición, contraseña, fecha de caducidad y límite de descargas).