Un cliente le entrega archivos mediante una solicitud de archivo con contraseña y fecha límite

La pregunta: "Mis clientes deben entregarme documentos: nóminas, facturas, fotos. Por correo no funciona bien con archivos grandes y no es seguro. ¿Cómo hago para que dejen los archivos conmigo, sin que vean nada más?"

La solución: una solicitud de archivo por cliente, en una carpeta propia, con una contraseña y una fecha límite. El cliente sube los archivos desde su navegador y no necesita ninguna cuenta.

Paso 1: una carpeta por cliente

1. Cree en Archivos una carpeta para las entregas, por ejemplo Entregas.
2. Cree dentro una carpeta por cliente, por ejemplo Entregas/Panadería De Linde 2026 (consulte Crear, mover, copiar y renombrar carpetas).

Así un cliente nunca puede acceder a los archivos de otro cliente, y usted sabe de inmediato de quién es cada cosa.

Paso 2: crear la solicitud de archivo

1. Haga clic en Nuevo y elija Crear solicitud de archivo.
2. Indique en Asunto de la solicitud lo que pide, por ejemplo "Documentos anuales 2026".
3. Elija en Destino de la subida la carpeta de este cliente.
4. Escriba en Nota para el destinatario exactamente lo que necesita y para cuándo. Ese texto lo verá el cliente en la parte superior de la página de subida.

Paso 3: contraseña y fecha límite

1. Haga clic en Continuar.
2. Marque Establecer fecha de vencimiento y elija una fecha unos días después de su plazo límite.
3. Marque Establecer contraseña y elija una contraseña.
4. Haga clic en Continuar y copie el Compartir enlace con el botón a la derecha del campo.

Paso 4: enviar el enlace y la contraseña

Envíe el enlace directamente a su cliente, por ejemplo en un correo electrónico. Envíe la contraseña por otro canal: por SMS, WhatsApp o por teléfono. Así, quien intercepte el correo todavía no podrá hacer nada con el enlace.

Su cliente abre el enlace, escribe la contraseña y hace clic en Subiendo o arrastra sus archivos a la ventana. Solo verá su nota y el botón de subida, no lo que ya hay en la carpeta.

Paso 5: seguimiento de los archivos recibidos

• En la aplicación Actividad y en la pestaña Actividad de la carpeta puede ver qué llegó y cuándo (consulte Chat y actividad en un archivo).
• Tras la fecha límite, el enlace deja de funcionar automáticamente. Si termina antes, elimine el recurso compartido en la pestaña Compartir de la carpeta, o en Compartidos y Solicitudes de archivos.
• Prepare una nueva solicitud para su cliente cada año o por cada encargo. Así todo permanece bien separado.

Atención: lo que suban los clientes cuenta para su propio espacio de almacenamiento (consulte Quien utiliza archivos compartidos, utiliza su espacio de almacenamiento). Elimine o archive las entregas antiguas periódicamente.

Encontrará más explicaciones sobre la solicitud de archivo en sí en Hacer que le entreguen archivos: destino de la subida y solicitud de archivo.