Un colega se va: cómo recuperar de forma segura sus archivos, calendario y carpetas compartidas

La pregunta: "Un empleado deja la empresa. ¿Cómo me aseguro de conservar sus archivos, su calendario y sus carpetas compartidas, y de que después ya no pueda acceder a ellos?"

Siga los pasos en este orden. La regla más importante: elimine al usuario solo cuando todo se haya transferido. Un usuario eliminado desaparece de forma definitiva junto con todos sus archivos, calendarios y contactos.

Paso 1: transferir mientras el colega todavía está

1. El colega transfiere sus archivos mediante Ajustes, Compartir, bloque Archivos: elija la carpeta principal o las carpetas importantes en Archivo o carpeta que se va a transferir, un sucesor en Nuevo propietario, y pulse Transferir. Consulte Transferir la propiedad cuando un compañero se marcha.
2. El sucesor acepta la transferencia mediante la notificación en Nextcloud.
3. El sucesor recupera los calendarios y las libretas de direcciones haciendo que se compartan con él, o exportándolos e importándolos. Consulte Compartir calendarios, hacerlos públicos y añadirlos a su sitio web y Contactos: crear, grupos, importar y exportar.
4. Para las conversaciones de Talk, los tableros de Deck y los formularios de los que sea propietario: asigne también permisos de administrador a otra persona.

Paso 2: cerrar el acceso

1. Como administrador, vaya a Mi WebOké, Mis productos y su paquete de Nextcloud.
2. Seleccione, junto al usuario, en el bloque Gestión de usuarios, la opción Desactivar. El colega ya no podrá iniciar sesión, pero sus datos se conservarán.
3. Haga que cierre sesión en sus propios dispositivos, o revoque el acceso de esos dispositivos. Consulte Ver, anular o borrar dispositivos y sesiones a distancia.

Paso 3: ¿el colega ya se ha ido?

Si el colega no pudo transferir nada, usted mismo, como administrador, puede proteger los archivos:

1. Primero vuelva a activar al usuario si lo había desactivado.
2. En Mi WebOké, seleccione junto al usuario Cambiar contraseña y establezca una nueva contraseña.
3. El código de acceso se enviará por correo electrónico a la dirección del usuario. Si no tiene acceso a ella, modifique la dirección de correo electrónico mediante Editar datos, o solicite ayuda al soporte de WebOké.
4. Inicie sesión como ese usuario y transfiera los archivos tal como se indica en el paso 1.
5. Después, vuelva a desactivar al usuario.

Atención: inicie sesión en la cuenta de un (ex)empleado únicamente si esto encaja con los acuerdos de su organización y las normas de privacidad. Si tiene dudas, consúltelo primero.

Paso 4: ordenar

• Compruebe que todos los archivos importantes se encuentran con el sucesor y que las carpetas compartidas siguen funcionando para el resto del equipo.
• Solo después, seleccione junto al usuario, en Mi WebOké, Eliminar. Esta acción no se puede deshacer.
• ¿Llega un nuevo colega? Cree un nuevo usuario y, si su paquete incluye Office, vuelva a asignar la licencia de Office.

Consejo: evite este tipo de tareas usando carpetas de equipo: estas pertenecen al equipo y no a una sola persona. Consulte Carpetas de equipo: una carpeta compartida que pertenece al equipo y Una carpeta de asociación o familia que no desaparece cuando alguien lo deja.