Työkaveri lähtee: tiedostojen, kalenterin ja jaettujen kansioiden siirto turvallisesti

Kysymys: "Työntekijä lopettaa työt. Miten varmistan, että säilytämme hänen tiedostonsa, kalenterinsa ja jaetut kansionsa, ja ettei hän pääse niihin enää käsiksi?"

Seuraa näitä vaiheita tässä järjestyksessä. Tärkein sääntö: poista käyttäjä vasta, kun kaikki on siirretty. Poistettu käyttäjä katoaa lopullisesti kaikkine tiedostoineen, kalentereineen ja yhteystietoineen.

Vaihe 1: siirtäminen, kun työkaveri on vielä talossa

1. Työkaveri siirtää tiedostonsa kohdasta Asetukset, Jaa, lohko Tiedostot: valitse pääkansio tai tärkeät kansiot kohdasta Siirrettävä tiedosto tai kansio, valitse seuraaja kohdasta Uusi omistaja ja paina Siirrä. Katso Siirrä omistajuus, kun kollega lähtee.
2. Seuraaja hyväksyy siirron Nextcloudin ilmoituksen kautta.
3. Seuraaja ottaa kalenterit ja osoitekirjat haltuunsa jakamalla ne itselleen tai viemällä ja tuomalla ne. Katso Kalenterien jakaminen, julkaiseminen ja upottaminen verkkosivustolle ja Yhteystiedot: luominen, ryhmät, tuonti ja vienti.
4. Talk-keskustelut, Deck-taulut ja lomakkeet, joiden omistaja hän on: anna niihin ylläpito-oikeudet myös jollekin toiselle.

Vaihe 2: pääsyn sulkeminen

1. Siirry pääkäyttäjänä Mijn WebOkéhen, Omat tuotteet ja Nextcloud-pakettisi kohdalle.
2. Valitse käyttäjän kohdalla lohkossa Käyttäjähallinta Poista käytöstä. Tämän jälkeen työkaveri ei pääse enää kirjautumaan sisään, mutta hänen tietonsa säilyvät.
3. Pyydä häntä kirjautumaan ulos omilta laitteiltaan, tai poista hänen laitteidensa pääsyoikeudet. Katso Laitteiden ja istuntojen tarkastelu, oikeuksien peruminen tai etätyhjennys.

Vaihe 3: onko työkaveri jo lähtenyt?

Jos työkaveri ei enää ehtinyt siirtää mitään, voit pääkäyttäjänä varmistaa tiedostot itse:

1. Ota käyttäjä ensin takaisin käyttöön, jos olit poistanut hänet käytöstä.
2. Valitse Mijn WebOkéssa käyttäjän kohdalla Vaihda salasana ja aseta uusi salasana.
3. Sähköpostitse lähetettävä kirjautumiskoodi menee käyttäjän sähköpostiosoitteeseen. Jos sinulla ei ole pääsyä siihen, muuta sähköpostiosoite kohdasta Muokkaa tietoja tai pyydä apua WebOké-tuelta.
4. Kirjaudu sisään kyseisenä käyttäjänä ja siirrä tiedostot kuten vaiheessa 1.
5. Poista käyttäjä sen jälkeen taas käytöstä.

Huomaa: kirjaudu (entisen) työntekijän tilille vain, jos se sopii yhteisiin sopimuksiinne ja tietosuojasääntöihin. Jos olet epävarma, keskustele asiasta ensin.

Vaihe 4: siivoaminen

• Tarkista, että kaikki tärkeät tiedostot ovat seuraajalla ja että jaetut kansiot toimivat edelleen muulle tiimille.
• Valitse vasta sen jälkeen Mijn WebOkéssa käyttäjän kohdalla Poista. Tätä ei voi peruuttaa.
• Tuleeko tilalle uusi työkaveri? Luo uusi käyttäjä ja, jos paketissasi on Toimisto, kohdenna Toimisto-lisenssi hänelle uudelleen.

Vinkki: vältä tällaiset tilanteet käyttämällä tiimikansioita: ne kuuluvat tiimille eivätkä yhdelle henkilölle. Katso Tiimikansiot: yhteinen kansio, joka kuuluu tiimille ja Yhdistyksen tai perheen kansio, joka ei katoa jonkun lopettaessa.