Kollega stopper: Overtag filer, kalender og delte mapper sikkert

Spørgsmålet: "En medarbejder stopper. Hvordan sikrer jeg, at vi beholder hans filer, kalender og delte mapper, og at han ikke længere har adgang bagefter?"

Følg trinnene i denne rækkefølge. Den vigtigste regel: slet først brugeren, når alt er overtaget. En slettet bruger er for altid væk, sammen med alle hans filer, kalendere og kontakter.

Trin 1: Overdragelse mens kollegaen stadig er der

1. Kollegaen overdrager sine filer via Indstillinger, Del, blokken Filer: vælg hovedmappen eller de vigtige mapper under Fil eller mappe, der skal overdrages, en efterfølger under Ny ejer, og klik på Overdrag. Se Overdrag ejerskab, når en kollega stopper.
2. Efterfølgeren accepterer overdragelsen via beskeden i Nextcloud.
3. Efterfølgeren overtager kalendere og adressebøger ved at få dem delt, eller ved at eksportere og importere dem. Se Kalendere: dele, offentliggøre og indsætte på din hjemmeside og Kontakter: oprette, grupper, importere og eksportere.
4. Samtaler i Talk, Deck-tavler og formularer, han er ejer af: giv også en anden person administratorrettigheder der.

Trin 2: Luk adgangen

1. Gå som administrator til Mijn WebOké, Mine produkter og din Nextcloud-pakke.
2. Vælg Deaktiver ved brugeren i blokken Brugeradministration. Kollegaen kan derefter ikke længere logge ind, men hans data forbliver intakte.
3. Lad ham logge ud på sine egne enheder, eller fjern adgangen for hans enheder. Se Enheder og sessioner se, tilbagekalde eller fjernslette.

Trin 3: Er kollegaen allerede væk?

Hvis kollegaen ikke nåede at overdrage noget, kan du som administrator selv sikre filerne:

1. Aktiver først brugeren igen, hvis du havde deaktiveret ham.
2. Vælg Skift adgangskode ved brugeren i Mijn WebOké, og indstil en ny adgangskode.
3. Login-koden sendes til brugerens e-mailadresse. Har du ikke adgang til den, så ret e-mailadressen via Rediger data, eller bed WebOké-support om hjælp.
4. Log ind som denne bruger, og overdrag filerne som beskrevet i trin 1.
5. Deaktiver derefter brugeren igen.

Bemærk: log kun ind på en (tidligere) medarbejders konto, hvis det er i overensstemmelse med jeres aftaler og persondatareglerne. Er du i tvivl, så drøft det først med de relevante parter.

Trin 4: Oprydning

• Kontrollér, at alle vigtige filer ligger hos efterfølgeren, og at delte mapper stadig virker for resten af teamet.
• Vælg først derefter Slet ved brugeren i Mijn WebOké. Dette kan ikke fortrydes.
• Kommer der en ny kollega? Opret en ny bruger, og hvis din pakke har Office, tildel Office-licensen på ny.

Tip: undgå den slags opgaver med teammapper: de tilhører teamet og ikke én enkelt person. Se Team-mapper: en fælles mappe, der tilhører teamet og En forenings- eller familiemappe, der ikke forsvinder, når nogen stopper.