En forenings- eller familiemappe, der ikke forsvinder, når nogen stopper

Spørgsmålet: "Hos vores forening ligger alt i en delt mappe tilhørende den forrige sekretær. Personen stopper nu. Hvad sker der med mappen, og hvordan undgår vi dette næste gang?"

Problemet: en delt mappe tilhører altid én person. Slettes den bruger, forsvinder mappen også for alle andre. Det samme gælder for en familie, hvor alt ligger i den ene forælders mappe.

Nu: sikr mappen

1. Lad den person, der stopper, overdrage ejerskabet af mappen til en, der bliver, via Indstillinger, Del og blokken Filer. Se Overdrag ejerskab, når en kollega stopper.
2. Slet først brugeren i Mit WebOké, når overdragelsen er færdig. Vil du gerne beholde kontoen lidt endnu, så deaktivér det i stedet for at slette det.
3. Kan personen ikke længere logge ind? Følg da Kollega stopper: Overtag filer, kalender og delte mapper sikkert.

Fremover: et team og en teammappe

1. Opret et team

Opret i appen Teams et team, for eksempel "Bestyrelse" eller "Familie", og tilføj medlemmerne (se Teams oprette og en mappe dele med hele dit team). Kommer der nogen til, eller stopper nogen, justerer du blot teamet.

2. Bestil en teammappe

En teammappe tilhører teamet, ikke én person. Den bliver stående, når nogen stopper, og pladsen tælles ikke hos et enkelt medlem. En teammappe opretter WebOké for dig: bestil den med en support-sag i Mit WebOké, og oplys navnet på mappen og teamet (se Team-mapper: en fælles mappe, der tilhører teamet). Teammapper findes i Personal, Family og Max, men ikke i Nextcloud Free.

3. Flyt filerne

1. Åbn den gamle delte mappe i Filer.
2. Markér alt (feltet øverst i listen vælger alt).
3. Vælg øverst Flyt eller kopiér, vælg teammappen, og klik på Flyt til med navnet på teammappen (se Mapper: oprette, flytte, kopiere og omdøbe).
4. Kontrollér, at alt er flyttet over, og fjern derefter den gamle deling.

Tips til opsætningen

• Brug en fast mappestruktur, for eksempel Referater, Økonomi, Medlemmer, Aktiviteter. Tilføj en kort forklaring med Tilføj mappebeskrivelse (se Noter og tekstfiler oprette med Tekst).
• Fastlæg, hvem der må hvad. Ikke alle behøver kunne ændre de økonomiske dokumenter.
• Del altid udadtil (medlemmer, forældre, kommune) med et link med adgangskode og slutdato (se Et offentligt link oprette: visning, redigering, adgangskode, udløbsdato og downloadgrænse).