En kunde skal aflevere filer med en fil-forespørgsel med adgangskode og slutdato

Spørgsmålet: "Mine kunder skal aflevere dokumenter: lønsedler, fakturaer, billeder. Det går ikke godt med at sende store filer via e-mail, og det er ikke sikkert. Hvordan sørger jeg for, at de lægger filer hos mig, uden at de ser noget andet?"

Løsningen: en fil-forespørgsel per kunde, i en egen mappe, med en adgangskode og en slutdato. Kunden overfører filer via sin browser og har ikke brug for en konto.

Trin 1: en mappe per kunde

1. Opret i Filer en mappe til afleveringer, for eksempel Afleveringer.
2. Opret derinde en mappe per kunde, for eksempel Afleveringer/Bakkerij De Linde 2026 (se Mapper: oprette, flytte, kopiere og omdøbe).

Sådan kan en kunde aldrig komme til en anden kundes filer, og du ved straks, hvem noget kommer fra.

Trin 2: opret fil-forespørgslen

1. Klik på Ny og vælg Opret fil-forespørgsel.
2. Udfyld under Forespørgselsemne, hvad du beder om, for eksempel "Årsregnskab 2026".
3. Vælg under Destinationsmappe for overførsel mappen til denne kunde.
4. Skriv under Bemærkning til modtager præcis, hvad du har brug for, og til hvornår. Den tekst ser kunden øverst på uploadsiden.

Trin 3: adgangskode og slutdato

1. Klik på Fortsæt.
2. Markér Angiv en udløbsdato for indsendelse og vælg en dato et par dage efter din deadline.
3. Markér Angiv adgangskode og vælg en adgangskode.
4. Klik på Fortsæt og kopiér Del link med knappen til højre i feltet.

Trin 4: send linket og adgangskoden

Send selv linket til din kunde, for eksempel i en e-mail. Send adgangskoden via en anden kanal: sms, WhatsApp eller telefonisk. Sådan har en person, der opsnapper e-mailen, stadig ikke noget ud af linket.

Din kunde åbner linket, indtaster adgangskoden og klikker på Overfør eller trækker sine filer ind i vinduet. Han ser kun din bemærkning og upload-knappen, ikke hvad der allerede ligger i mappen.

Trin 5: følg op på indkomne filer

• I appen Aktivitet og under fanen Aktivitet i mappen kan du se, hvad der kom ind, og hvornår (se Chat og aktivitet ved en fil).
• Efter slutdatoen holder linket automatisk op med at virke. Er du færdig tidligere, kan du fjerne delingen under fanen Del i mappen, eller under Delinger og Fil-forespørgsler.
• Opret en ny forespørgsel til din kunde per år eller per opgave. Sådan holder du det hele pænt adskilt.

Bemærk: det, kunder overfører, tæller med i din opbevaringsplads (se Den, der bruger delte filer, bruger din lagerplads). Ryd derfor op i gamle afleveringer eller arkivér dem.

Mere forklaring om selve fil-forespørgslen finder du i Lade filer blive leveret: fil-aflevering og fil-forespørgsel.