Spolková nebo rodinná složka, která nezmizí, když někdo skončí

Otázka: "V našem spolku máme všechno ve sdílené složce bývalé tajemnice. Ta teď končí. Co se stane se složkou a jak tomu příště předejít?"

Problém: sdílená složka vždy patří jedné osobě. Pokud je tento uživatel odstraněn, složka zmizí i všem ostatním. Totéž platí pro rodinu, kde je vše uložené ve složce jednoho z rodičů.

Nyní: zajištění složky

1. Nechte odcházející osobu převést vlastnictví složky na někoho, kdo zůstává, a to přes Nastavení, Sdílení a blok Soubory. Viz Převod vlastnictví při odchodu kolegy.
2. Uživatele odstraňte v Mém WebOké až poté, co je převod dokončen. Pokud chcete účet ještě chvíli zachovat, raději ho vypněte, než abyste ho odstranili.
3. Pokud se dotyčná osoba už nemůže přihlásit, postupujte podle Kolega odchází: jak bezpečně převzít soubory, kalendář a sdílené složky.

Do budoucna: tým a týmová složka

1. Vytvořte tým

V aplikaci Týmy vytvořte tým, například "Výbor" nebo "Rodina", a přidejte do něj členy (viz Vytváření týmů a sdílení složky s celým Vaším týmem). Když někdo přibude nebo odejde, upravíte pouze tým.

2. Požádejte o týmovou složku

Týmová složka patří týmu, ne jedné osobě. Zůstává zachována, i když někdo odejde, a úložný prostor se nepočítá k jednomu členovi. Týmovou složku pro Vás vytvoří WebOké: požádejte o ni formou tiketu v Mém WebOké a uveďte název složky a týmu (viz Týmové složky: sdílená složka, která patří týmu). Týmové složky jsou dostupné v tarifech Personal, Family a Max, nikoli v Nextcloud Free.

3. Přesuňte soubory

1. Otevřete v Souborech starou sdílenou složku.
2. Zaškrtněte vše (políčko nad seznamem vybere všechny položky).
3. Nahoře zvolte Přesunout nebo zkopírovat, vyberte týmovou složku a klikněte na Přesunout sem s názvem týmové složky (viz Vytváření, přesouvání, kopírování a přejmenovávání složek).
4. Zkontrolujte, že se vše přeneslo, a poté starý share odstraňte.

Tipy k uspořádání

• Používejte pevnou strukturu složek, například Zápisy, Finance, Členové, Akce. Doplňte k nim krátké vysvětlení pomocí funkce Přidat popis složky (viz Notatky a textové soubory vytváříte pomocí aplikace Text).
• Stanovte, kdo co smí dělat. Ne každý potřebuje mít možnost upravovat finanční dokumenty.
• Při sdílení navenek (členům, rodičům, obci) vždy používejte odkaz s heslem a datem konce platnosti (viz Vytvoření veřejného odkazu: čtení, úpravy, heslo, datum skončení platnosti a limit stahování).