Klient dodává soubory pomocí žádosti o soubor s heslem a datem ukončení

Otázka: "Moji klienti mi musí dodávat podklady: výplatní pásky, faktury, fotografie. Odesílání velkých souborů e-mailem nefunguje dobře a není bezpečné. Jak zařídím, aby mi klienti soubory nahráli, aniž by viděli cokoliv jiného?"

Řešení: žádost o soubor pro každého klienta, ve vlastní složce, s heslem a datem ukončení. Klient nahrává soubory přes prohlížeč a nepotřebuje k tomu účet.

Krok 1: složka pro každého klienta

1. V aplikaci Soubory vytvořte složku pro dodávky podkladů, například Dodávky.
2. V ní vytvořte složku pro každého klienta, například Dodávky/Pekárna De Linde 2026 (viz Vytváření, přesouvání, kopírování a přejmenovávání složek).

Klient se tak nikdy nedostane k souborům jiného klienta a Vy hned víte, od koho co pochází.

Krok 2: vytvoření žádosti o soubor

1. Klikněte na Nový a zvolte Vytvořit žádost o soubor.
2. Do pole Předmět požadavku napište, o co žádáte, například "Roční výkazy 2026".
3. U Cíl nahrání vyberte složku tohoto klienta.
4. Do pole Poznámka pro příjemce napište přesně, co potřebujete a do kdy. Tento text klient uvidí v horní části stránky pro nahrávání.

Krok 3: heslo a datum ukončení

1. Klikněte na Pokračovat.
2. Zaškrtněte Nastavit datum vypršení platnosti a zvolte datum pár dní po Vašem termínu.
3. Zaškrtněte Nastavit heslo a zvolte heslo.
4. Klikněte na Pokračovat a zkopírujte Odkaz pro sdílení pomocí tlačítka vpravo v poli.

Krok 4: odeslání odkazu a hesla

Odkaz pošlete klientovi sami, například e-mailem. Heslo pošlete jiným kanálem: SMS, WhatsAppem nebo telefonicky. Pokud by tak e-mail někdo zachytil, se samotným odkazem nic nepořídí.

Klient otevře odkaz, zadá heslo a klikne na Nahrávání nebo přetáhne své soubory do okna. Vidí pouze Vaši poznámku a tlačítko pro nahrání, ne to, co už ve složce je.

Krok 5: sledování příchozích souborů

• V aplikaci Aktivita a na kartě Aktivita dané složky vidíte, co přišlo a kdy (viz Chat a aktivita u souboru).
• Po uplynutí data ukončení odkaz automaticky přestane fungovat. Pokud jste hotovi dříve, odeberte sdílení na kartě Sdílet dané složky, nebo v sekci Sdílení a Žádosti o soubory.
• Pro každého klienta připravte novou žádost na každý rok nebo zakázku. Vše tak zůstane přehledně oddělené.

Pozor: to, co klienti nahrají, se počítá do Vašeho úložného prostoru (viz Kdo používá sdílené soubory, používá Vaše úložiště). Staré dodávky podkladů proto průběžně uklízejte nebo archivujte.

Více informací o samotné žádosti o soubor najdete v Nechat si posílat soubory: odkaz pro nahrávání a žádost o soubor.