Kolega odchází: jak bezpečně převzít soubory, kalendář a sdílené složky

Otázka: "Zaměstnanec odchází z firmy. Jak zajistím, abychom si ponechali jeho soubory, kalendář a sdílené složky, a aby k nim poté již neměl přístup?"

Postupujte podle níže uvedených kroků v daném pořadí. Nejdůležitější pravidlo: uživatele odstraňte až poté, co je vše převzato. Odstraněný uživatel zmizí definitivně i se všemi svými soubory, kalendáři a kontakty.

Krok 1: předání, dokud je kolega stále přítomen

1. Kolega předá své soubory přes Nastavení, Sdílení, blok Soubory: vybere hlavní složku nebo důležité složky u Soubor nebo složka k převodu, nástupce u Nový vlastník a klikne na Převést. Viz Převod vlastnictví při odchodu kolegy.
2. Nástupce přijme předání prostřednictvím oznámení v Nextcloud.
3. Kalendáře a adresáře převezme nástupce tak, že si je nechá sdílet, nebo je exportuje a importuje. Viz Sdílení kalendářů, jejich zveřejnění a vložení na web a Kontakty: vytváření, skupiny, import a export.
4. U konverzací v Talk, nástěnek Deck a formulářů, jejichž je vlastníkem: přidělte oprávnění správce i další osobě.

Krok 2: uzavření přístupu

1. Jako správce přejděte do Mijn WebOké, Moje produkty a vašeho balíčku Nextcloud.
2. U daného uživatele v bloku Správa uživatelů zvolte Vypnout. Kolega se pak již nebude moci přihlásit, ale jeho data zůstanou zachována.
3. Nechte ho odhlásit se na jeho vlastních zařízeních, nebo zrušte přístup jeho zařízením. Viz Zobrazení, odvolání nebo vzdálené vymazání zařízení a sezení.

Krok 3: kolega již odešel?

Pokud kolega již nemohl nic předat, můžete jako správce soubory zajistit sami:

1. Pokud jste uživatele předtím vypnuli, nejprve ho znovu zapněte.
2. V Mijn WebOké zvolte u daného uživatele Změnit heslo a nastavte nové heslo.
3. Přihlašovací kód se zasílá e-mailem na e-mailovou adresu uživatele. Pokud k ní nemáte přístup, upravte e-mailovou adresu přes Upravit data, nebo požádejte o pomoc podporu WebOké.
4. Přihlaste se jako daný uživatel a předejte soubory podle kroku 1.
5. Poté uživatele znovu vypněte.

Pozor: přihlašujte se na účet (bývalého) zaměstnance pouze tehdy, pokud je to v souladu s vašimi interními dohodami a pravidly ochrany osobních údajů. V případě pochybností to nejprve proberte s příslušnými osobami.

Krok 4: úklid

• Zkontrolujte, zda jsou všechny důležité soubory u nástupce a zda sdílené složky stále fungují pro zbytek týmu.
• Teprve poté v Mijn WebOké u daného uživatele zvolte Smazat. Tuto akci nelze vrátit zpět.
• Přichází nový kolega? Vytvořte nového uživatele a pokud váš balíček obsahuje Kancelář, přiřaďte znovu licenci Kancelář.

Tip: podobným situacím předejdete pomocí týmových složek: ty patří týmu, nikoliv jedné osobě. Viz Týmové složky: sdílená složka, která patří týmu a Spolková nebo rodinná složka, která nezmizí, když někdo skončí.