Kollega slutter: overta filer, kalender og delte mapper på en trygg måte

Spørsmålet: "En medarbeider slutter. Hvordan sørger jeg for at vi beholder filene, kalenderen og de delte mappene hans, og at han ikke lenger har tilgang etterpå?"

Følg stegene i denne rekkefølgen. Den viktigste regelen: slett ikke brukeren før alt er overtatt. En slettet bruker er, sammen med alle filer, kalendere og kontakter, borte for godt.

Steg 1: overfør mens kollegaen fortsatt er der

1. Kollegaen overfører filene sine via Innstillinger, Del, blokken Filer: velg hovedmappen eller de viktige mappene under Fil eller mappe som skal overføres, en etterfølger under Ny eier, og klikk Overfør. Se Overføre eierskap når en kollega slutter.
2. Etterfølgeren godtar overføringen via varselet i Nextcloud.
3. Etterfølgeren overtar kalendere og adressebøker ved å få dem delt, eller ved å eksportere og importere dem. Se Dele, offentliggjøre og legge kalendere på nettsiden din og Kontakter: opprette, grupper, importere og eksportere.
4. Samtaler i Samtale, Stokk-tavler og skjemaer han eier: gi noen andre administratorrettigheter der også.

Steg 2: steng tilgangen

1. Som administrator går du til Mine WebOké, Mine produkter og Nextcloud-pakken din.
2. Velg Deaktiver ved brukeren i blokken Brukeradministrasjon. Kollegaen kan da ikke lenger logge inn, men dataene hans blir værende.
3. La ham logge ut på sine egne enheter, eller trekk tilbake tilgangen for enhetene hans. Se Vise, avslå eller fjernslette enheter og økter.

Steg 3: har kollegaen allerede sluttet?

Hvis kollegaen ikke fikk overført noe, kan du som administrator sikre filene selv:

1. Aktiver brukeren igjen først, hvis du hadde deaktivert ham.
2. Velg Endre passord ved brukeren i Mine WebOké og angi et nytt passord.
3. Innloggingskoden per e-post sendes til brukerens e-postadresse. Har du ikke tilgang til den, endre e-postadressen via Rediger data, eller be WebOké-support om hjelp.
4. Logg inn som denne brukeren og overfør filene slik som i steg 1.
5. Deaktiver brukeren igjen etterpå.

Merk: logg bare inn på kontoen til en (tidligere) medarbeider hvis det er i tråd med avtalene og personvernreglene deres. Er du i tvil, drøft det først.

Steg 4: rydd opp

• Kontroller at alle viktige filer ligger hos etterfølgeren, og at delte mapper fortsatt fungerer for resten av teamet.
• Velg først deretter Slett ved brukeren i Mine WebOké. Dette kan ikke angres.
• Kommer det en ny kollega? Opprett en ny bruker, og hvis pakken din har Kontor, tildel Kontor-lisensen på nytt.

Tips: unngå denne typen oppgaver med teammapper: de tilhører teamet og ikke én enkelt person. Se Teamsmapper: en felles mappe som tilhører laget og En forenings eller familiemappe som ikke forsvinner når noen slutter.