En forenings eller familiemappe som ikke forsvinner når noen slutter

Spørsmålet: "Hos vår forening ligger alt i en delt mappe fra den forrige sekretæren. Nå slutter vedkommende. Hva skjer med mappen, og hvordan unngår vi dette neste gang?"

Problemet: en delt mappe tilhører alltid én person. Blir den brukeren slettet, forsvinner mappen også for alle andre. Det samme gjelder en familie der alt ligger i mappen til én av foreldrene.

Nå: sikre mappen

1. La personen som slutter overføre eierskapet til mappen til noen som blir værende, via Innstillinger, Del og blokken Filer. Se Overføre eierskap når en kollega slutter.
2. Vent med å slette brukeren i Mitt WebOké til overføringen er klar. Vil du beholde kontoen en stund til, kan du deaktivere den i stedet for å slette den.
3. Kan ikke personen lenger logge inn? Følg da Kollega slutter: overta filer, kalender og delte mapper på en trygg måte.

Heretter: et lag og en lagmappe

1. Opprett et lag

Opprett et lag i appen Lag, for eksempel "Styret" eller "Familien", og legg til medlemmene (se Lag opprette og en mappe med hele teamet ditt dele). Kommer det til noen eller slutter noen, trenger du bare å oppdatere laget.

2. Be om en lagmappe

En lagmappe tilhører laget, ikke én enkeltperson. Den blir værende selv om noen slutter, og lagringsplassen telles ikke på ett medlem. WebOké oppretter en lagmappe for deg: be om den med en henvendelse i Mitt WebOké og oppgi navnet på mappen og laget (se Teamsmapper: en felles mappe som tilhører laget). Lagmapper finnes i Personal, Family og Max, ikke i Nextcloud Free.

3. Flytt filene

1. Åpne den gamle delte mappen i Filer.
2. Merk alt (avkrysningsboksen øverst i listen velger alt).
3. Velg Flytt eller kopier øverst, velg lagmappen og klikk på Flytt til med navnet på lagmappen (se Opprette, flytte, kopiere og gi nytt navn til mapper).
4. Kontroller at alt har kommet over, og fjern deretter den gamle delingen.

Tips til oppsettet

• Bruk en fast mappestruktur, for eksempel Referater, Økonomi, Medlemmer, Aktiviteter. Legg til en kort forklaring med Legg til mappebeskrivelse (se Lage notater og tekstfiler med Tekst).
• Fastsett hvem som har tilgang til hva. Ikke alle trenger å kunne endre de økonomiske dokumentene.
• Del alltid utad (medlemmer, foreldre, kommune) med en lenke med passord og sluttdato (se En offentlig lenke opprette: lesing, redigering, passord, utløpsdato og nedlastingsgrense).