Nechajte klienta nahrať súbory pomocou žiadosti o súbor s heslom a dátumom ukončenia

Otázka: "Moji klienti mi musia doručovať podklady: výplatné pásky, faktúry, fotografie. Posielanie veľkých súborov e-mailom nefunguje dobre a nie je bezpečné. Ako to zariadiť, aby mi súbory jednoducho nahrali, bez toho, aby videli čokoľvek iné?"

Riešenie: žiadosť o súbor pre každého klienta, vo vlastnej zložke, s heslom a dátumom ukončenia. Klient nahráva súbory cez svoj prehliadač a nepotrebuje na to účet.

Krok 1: zložka pre každého klienta

1. V aplikácii Súbory vytvorte zložku na nahrávanie podkladov, napríklad Dodania.
2. V nej vytvorte zložku pre každého klienta, napríklad Dodania/Pekáreň De Linde 2026 (pozrite Vytváranie, presúvanie, kopírovanie a premenovanie priečinkov).

Vďaka tomu sa klient nikdy nedostane k súborom iného klienta a vy hneď viete, od koho čo pochádza.

Krok 2: vytvorenie žiadosti o súbor

1. Kliknite na Nový a vyberte Vytvoriť žiadosť o súbor.
2. Do poľa Vyžiadať predmet uveďte, o čo žiadate, napríklad "Ročná účtovná závierka 2026".
3. V poli Cieľ pre nahranie vyberte zložku príslušného klienta.
4. Do poľa Poznámka pre príjemcu napíšte presne, čo potrebujete a dokedy. Tento text uvidí klient v hornej časti stránky na nahrávanie.

Krok 3: heslo a dátum ukončenia

1. Kliknite na Pokračovať.
2. Začiarknite Nastaviť dátum vypršania platnosti odoslania a zvoľte dátum niekoľko dní po vašom termíne.
3. Začiarknite Nastaviť heslo a zvoľte heslo.
4. Kliknite na Pokračovať a skopírujte Sprístupniť odkaz pomocou tlačidla vpravo v poli.

Krok 4: odoslanie odkazu a hesla

Odkaz pošlite klientovi sami, napríklad e-mailom. Heslo pošlite iným kanálom: prostredníctvom SMS, WhatsApp alebo telefonicky. Tak, aj keby niekto zachytil e-mail, samotný odkaz mu nebude nič platný.

Klient otvorí odkaz, zadá heslo a klikne na Nahráva sa alebo presunie svoje súbory do okna. Vidí len vašu poznámku a tlačidlo na nahratie, nie to, čo sa už v zložke nachádza.

Krok 5: sledovanie prijatých súborov

• V aplikácii Aktivita a na karte Aktivita danej zložky vidíte, čo prišlo a kedy (pozrite Chat a aktivita pri súbore).
• Po uplynutí dátumu ukončenia odkaz automaticky prestane fungovať. Ak ste hotoví skôr, odstráňte sprístupnenú položku na karte Zdieľanie danej zložky, alebo v časti Sprístupnené položky a Žiadosti o súbor.
• Pre klienta pripravte novú žiadosť vždy na rok alebo na konkrétnu zákazku. Takto zostane všetko prehľadne oddelené.

Upozornenie: to, čo klienti nahrajú, sa započítava do vášho úložného priestoru (pozrite Kto používa zdieľané súbory, používa vaše úložisko). Staré dodania preto priebežne odstraňujte alebo archivujte.

Viac informácií o samotnej žiadosti o súbor nájdete v Nechať si posielať súbory: bestandsdrop a žiadosť o súbor.