Adresár spolku alebo rodiny, ktorý nezmizne, keď niekto skončí

Otázka: "V našom spolku je všetko uložené v zdieľanom adresári predchádzajúcej tajomníčky. Tá teraz končí. Čo sa stane s adresárom a ako tomu nabudúce predídeme?"

Problém: zdieľaný adresár vždy patrí jednej osobe. Ak sa tento používateľ zruší, adresár zmizne aj pre všetkých ostatných. To isté platí pre rodinu, kde je všetko uložené v adresári jedného z rodičov.

Teraz: zabezpečenie adresára

1. Nechajte osobu, ktorá odchádza, previesť vlastníctvo adresára na niekoho, kto zostáva, cez Nastavenia, Zdieľanie a blok Súbory. Pozrite si Prevod vlastníctva pri odchode kolegu.
2. Používateľa v Mojom WebOké odstráňte až po dokončení prevodu. Ak chcete účet ešte chvíľu zachovať, radšej ho vypnite namiesto odstránenia.
3. Ak sa osoba už nemôže prihlásiť, postupujte podľa Kolega odchádza: bezpečné prevzatie súborov, kalendára a zdieľaných priečinkov.

Do budúcnosti: tím a tímový adresár

1. Vytvorte tím

V aplikácii Tímy vytvorte tím, napríklad "Výbor" alebo "Rodina", a pridajte doň členov (pozrite si Vytváranie tímov a zdieľanie priečinka s celým tímom). Keď niekto pribudne alebo odíde, upravíte už len tím.

2. Požiadajte o tímový adresár

Tímový adresár patrí tímu, nie jednej osobe. Zostáva zachovaný aj po odchode niektorého člena a úložisko sa nepočíta jednému členovi. Tímový adresár pre vás vytvorí WebOké: požiadajte oň tiketom v Mojom WebOké a uveďte názov adresára a tímu (pozrite si Tímové priečinky: spoločný priečinok, ktorý patrí tímu). Tímové adresáre sú dostupné v Personal, Family a Max, nie v Nextcloud Free.

3. Presuňte súbory

1. V aplikácii Súbory otvorte pôvodný zdieľaný adresár.
2. Označte všetko (políčko nad zoznamom označí všetko naraz).
3. Hore vyberte Presunúť alebo kopírovať, zvoľte tímový adresár a kliknite na Presunúť do s názvom tímového adresára (pozrite si Vytváranie, presúvanie, kopírovanie a premenovanie priečinkov).
4. Skontrolujte, či sa všetko preniesolo, a potom pôvodné zdieľanie odstráňte.

Tipy na usporiadanie

• Použite pevnú štruktúru adresárov, napríklad Zápisnice, Financie, Členovia, Aktivity. K nim pridajte pomocou funkcie Pridať popis adresára krátke vysvetlenie (pozrite si Vytváranie poznámok a textových súborov pomocou aplikácie Text).
• Stanovte, kto má aké oprávnenia. Nie každý musí mať možnosť upravovať finančné dokumenty.
• Pri zdieľaní smerom von (členom, rodičom, obci) vždy používajte odkaz s heslom a dátumom platnosti (pozrite si Vytvorenie verejného odkazu: čítanie, úpravy, heslo, dátum expirácie a limit sťahovania).