Kolega odchádza: bezpečné prevzatie súborov, kalendára a zdieľaných priečinkov

Otázka: "Zamestnanec odchádza zo spoločnosti. Ako zabezpečím, aby sme si ponechali jeho súbory, kalendár a zdieľané priečinky, a aby sa k nim následne už nedostal?"

Postupujte podľa krokov v tomto poradí. Najdôležitejšie pravidlo: používateľa odstráňte až vtedy, keď je všetko prevzaté. Zmazaný používateľ je definitívne preč, vrátane všetkých jeho súborov, kalendárov a kontaktov.

Krok 1: prevod, kým je kolega ešte prítomný

1. Kolega prevedie svoje súbory cez Nastavenia, Zdieľanie, blok Súbory: vyberie hlavný priečinok alebo dôležité priečinky v položke Súbor alebo priečinok na prevod, nástupcu v položke Nový vlastník a klikne na Prevod. Pozrite si Prevod vlastníctva pri odchode kolegu.
2. Nástupca potvrdí prevod prostredníctvom upozornenia v Nextcloud.
3. Kalendáre a adresáre nástupca prevezme tak, že si ich necháva zdieľať, alebo ich exportuje a importuje. Pozrite si Zdieľanie, zverejňovanie a vkladanie kalendárov do webovej stránky a Kontakty: vytváranie, skupiny, import a export.
4. Pri konverzáciách v Talk, nástenkách Deck a formulároch, ktorých je vlastníkom, pridelí administrátorské práva aj niekomu inému.

Krok 2: ukončenie prístupu

1. Ako administrátor prejdite do Mijn WebOké, Moje produkty a vášho balíka Nextcloud.
2. Pri danom používateľovi v bloku Správa používateľov zvoľte Zakázať. Kolega sa potom už nebude môcť prihlásiť, no jeho dáta zostanú zachované.
3. Nechajte ho odhlásiť sa z vlastných zariadení, alebo mu zrušte prístup zo zariadení. Pozrite si Zobrazenie, odvolanie alebo vzdialené vymazanie zariadení a relácií.

Krok 3: kolega už odišiel?

Ak kolega nestihol nič previesť, môžete ako administrátor sami zabezpečiť súbory:

1. Ak ste používateľa predtým zakázali, najprv ho znova povoľte.
2. V Mijn WebOké pri danom používateľovi zvoľte Zmeniť heslo a nastavte nové heslo.
3. Prihlasovací kód e-mailom ide na e-mailovú adresu používateľa. Ak k nej nemáte prístup, upravte e-mailovú adresu cez Upravovať dáta, alebo požiadajte o pomoc podporu WebOké.
4. Prihláste sa ako tento používateľ a preveďte súbory podľa kroku 1.
5. Potom používateľa opäť zakážte.

Upozornenie: prihlasujte sa do účtu bývalého zamestnanca len vtedy, keď je to v súlade s vašimi internými pravidlami a predpismi o ochrane osobných údajov. Ak máte pochybnosti, najprv sa poraďte.

Krok 4: upratovanie

• Skontrolujte, či sú všetky dôležité súbory u nástupcu a či zdieľané priečinky naďalej fungujú pre zvyšok tímu.
• Až potom v Mijn WebOké pri danom používateľovi zvoľte Zmazať. Túto akciu nie je možné vrátiť späť.
• Prichádza nový kolega? Vytvorte nového používateľa a ak váš balík obsahuje Office, pridelenie licencie Office nastavte znovu.

Tip: podobným úlohám predídete použitím tímových priečinkov: tie patria tímu, nie jednej osobe. Pozrite si Tímové priečinky: spoločný priečinok, ktorý patrí tímu a Adresár spolku alebo rodiny, ktorý nezmizne, keď niekto skončí.