Een vereniging ή οικογενειακός φάκελος που δεν εξαφανίζεται όταν κάποιος σταματά

Η ερώτηση: "Στον σύλλογό μας όλα βρίσκονται σε έναν κοινόχρηστο φάκελο της προηγούμενης γραμματέως. Τώρα σταματά. Τι θα απογίνει ο φάκελος και πώς το αποτρέπουμε αυτό την επόμενη φορά;"

Το πρόβλημα: ένας κοινόχρηστος φάκελος ανήκει πάντα σε ένα άτομο. Αν διαγραφεί αυτός ο χρήστης, ο φάκελος εξαφανίζεται και για όλους τους υπόλοιπους. Το ίδιο ισχύει και για μια οικογένεια όπου όλα βρίσκονται στον φάκελο ενός γονέα.

Τώρα: διασφαλίστε τον φάκελο

1. Αφήστε το άτομο που αποχωρεί να μεταβιβάσει την κυριότητα του φακέλου σε κάποιον που παραμένει, μέσω Ρυθμίσεις, Διαμοιρασμός και του μπλοκ Αρχεία. Δείτε Μεταφορά κυριότητας όταν αποχωρεί ένας συνάδελφος.
2. Διαγράψτε τον χρήστη στο Mijn WebOké μόνο αφού ολοκληρωθεί η μεταβίβαση. Αν θέλετε να διατηρήσετε προσωρινά τον λογαριασμό, απενεργοποιήστε τον αντί να τον διαγράψετε.
3. Δεν μπορεί πλέον το άτομο να συνδεθεί; Ακολουθήστε τότε το Συνάδελφος αποχωρεί: ασφαλής παραλαβή αρχείων, ημερολογίου και κοινόχρηστων φακέλων.

Στο εξής: μια ομάδα και ένας φάκελος ομάδας

1. Δημιουργήστε μια ομάδα

Δημιουργήστε στην εφαρμογή Ομάδες μια ομάδα, για παράδειγμα "Διοικητικό Συμβούλιο" ή "Οικογένεια", και προσθέστε τα μέλη (δείτε Δημιουργία ομάδων και διαμοιρασμός ενός φακέλου με ολόκληρη την ομάδα σας). Αν προστεθεί ή αποχωρήσει κάποιος, προσαρμόζετε μόνο την ομάδα.

2. Ζητήστε έναν φάκελο ομάδας

Ένας φάκελος ομάδας ανήκει στην ομάδα, όχι σε ένα άτομο. Παραμένει όταν κάποιος αποχωρεί, και ο αποθηκευτικός χώρος δεν υπολογίζεται σε ένα μόνο μέλος. Έναν φάκελο ομάδας τον δημιουργεί η WebOké για εσάς: ζητήστε τον με ένα ticket στο Mijn WebOké και αναφέρετε το όνομα του φακέλου και της ομάδας (δείτε Φάκελοι ομάδας: ένας κοινόχρηστος φάκελος που ανήκει στην ομάδα). Οι φάκελοι ομάδας υπάρχουν στα πακέτα Personal, Family και Max, όχι στο Nextcloud Free.

3. Μεταφέρετε τα αρχεία

1. Ανοίξτε στα Αρχεία τον παλιό κοινόχρηστο φάκελο.
2. Επιλέξτε τα όλα (το πλαίσιο επιλογής πάνω από τη λίστα επιλέγει τα πάντα).
3. Επιλέξτε στο επάνω μέρος Μετακίνηση ή αντιγραφή, επιλέξτε τον φάκελο ομάδας και κάντε κλικ στο Μετακίνηση σε με το όνομα του φακέλου ομάδας (δείτε Δημιουργία, μετακίνηση, αντιγραφή και μετονομασία φακέλων).
4. Ελέγξτε αν όλα μεταφέρθηκαν και αφαιρέστε στη συνέχεια τον παλιό διαμοιρασμό.

Συμβουλές για τη διαμόρφωση

• Χρησιμοποιήστε μια σταθερή δομή φακέλων, για παράδειγμα Πρακτικά, Οικονομικά, Μέλη, Δραστηριότητες. Προσθέστε με το Προσθήκη περιγραφής φακέλου μια σύντομη εξήγηση (δείτε Σημειώσεις και αρχεία κειμένου με την εφαρμογή Κείμενο).
• Καθορίστε ποιος μπορεί να κάνει τι. Δεν χρειάζεται όλοι να μπορούν να τροποποιούν τα οικονομικά έγγραφα.
• Για διαμοιρασμό προς τα έξω (μέλη, γονείς, δήμο), χρησιμοποιείτε πάντα έναν σύνδεσμο με κωδικό πρόσβασης και ημερομηνία λήξης (δείτε Δημιουργία δημόσιου συνδέσμου: ανάγνωση, επεξεργασία, συνθηματικό, ημερομηνία λήξης και όριο λήψεων).