Een klant bestanden laten aanleveren met een bestandsaanvraag met συνθηματικό en einddatum

De vraag: "Οι πελάτες μου πρέπει να μου στέλνουν έγγραφα: μισθοδοσίες, τιμολόγια, φωτογραφίες. Η αποστολή με email δεν πάει καλά με μεγάλα αρχεία και δεν είναι ασφαλής. Πώς μπορώ να κανονίσω να μου καταθέτουν αρχεία, χωρίς να βλέπουν τίποτα άλλο;"

Η λύση: ένα αίτημα αρχείου ανά πελάτη, σε δικό του φάκελο, με συνθηματικό και ημερομηνία λήξης. Ο πελάτης μεταφορτώνει μέσω του browser του και δεν χρειάζεται λογαριασμό.

Βήμα 1: ένας φάκελος ανά πελάτη

1. Δημιουργήστε στα Αρχεία έναν φάκελο για καταθέσεις αρχείων, για παράδειγμα Καταθέσεις.
2. Δημιουργήστε μέσα σε αυτόν έναν φάκελο ανά πελάτη, για παράδειγμα Καταθέσεις/Αρτοποιείο Δε Λίντε 2026 (βλέπε Δημιουργία, μετακίνηση, αντιγραφή και μετονομασία φακέλων).

Έτσι ένας πελάτης δεν μπορεί ποτέ να δει τα αρχεία άλλου πελάτη, και εσείς γνωρίζετε αμέσως από ποιον προέρχεται κάτι.

Βήμα 2: δημιουργία του αιτήματος αρχείου

1. Κάντε κλικ στο Νέο και επιλέξτε Δημιουργία αιτήματος αρχείου.
2. Στο πεδίο Θέμα αιτήματος συμπληρώστε τι ζητάτε, για παράδειγμα "Ετήσια στοιχεία 2026".
3. Στο πεδίο Προορισμός μεταφόρτωσης επιλέξτε τον φάκελο αυτού του πελάτη.
4. Στο πεδίο Σημείωση για τον παραλήπτη γράψτε ακριβώς τι χρειάζεστε και μέχρι πότε. Αυτό το κείμενο το βλέπει ο πελάτης στο επάνω μέρος της σελίδας μεταφόρτωσης.

Βήμα 3: συνθηματικό και ημερομηνία λήξης

1. Κάντε κλικ στο Συνέχεια.
2. Επιλέξτε το πλαίσιο Ορίστε μια ημερομηνία λήξης υποβολής και ορίστε μια ημερομηνία λίγες ημέρες μετά την προθεσμία σας.
3. Επιλέξτε το πλαίσιο Ορισμός συνθηματικού και επιλέξτε ένα συνθηματικό.
4. Κάντε κλικ στο Συνέχεια και αντιγράψτε τον Διαμοιρασμός συνδέσμου με το κουμπάκι στα δεξιά του πεδίου.

Βήμα 4: αποστολή του συνδέσμου και του συνθηματικού

Στείλτε τον σύνδεσμο στον πελάτη σας, για παράδειγμα με email. Στείλτε το συνθηματικό μέσω άλλου καναλιού: με sms, WhatsApp ή τηλεφωνικά. Έτσι, όποιος υποκλέψει το email δεν μπορεί να κάνει τίποτα με τον σύνδεσμο.

Ο πελάτης σας ανοίγει τον σύνδεσμο, πληκτρολογεί το συνθηματικό και κάνει κλικ στο Μεταφόρτωση ή σύρει τα αρχεία του στο παράθυρο. Βλέπει μόνο τη σημείωσή σας και το κουμπί μεταφόρτωσης, όχι τι υπάρχει ήδη στον φάκελο.

Βήμα 5: παρακολούθηση των αρχείων που φτάνουν

• Στην εφαρμογή Δραστηριότητα και στην καρτέλα Δραστηριότητα του φακέλου βλέπετε τι ήρθε και πότε (βλέπε Συνομιλία και δραστηριότητα σε ένα αρχείο).
• Μετά την ημερομηνία λήξης ο σύνδεσμος παύει αυτόματα να λειτουργεί. Αν ολοκληρώσετε νωρίτερα, αφαιρέστε το κοινόχρηστο στην καρτέλα Διαμοιρασμός του φακέλου, ή στα Κοινόχρηστα και στα Αιτήματα αρχείων.
• Δημιουργήστε για τον πελάτη σας ένα νέο αίτημα ανά έτος ή ανά εργασία. Έτσι όλα παραμένουν τακτοποιημένα και ξεχωριστά.

Προσοχή: ό,τι μεταφορτώνουν οι πελάτες, προσμετράται στον δικό σας αποθηκευτικό χώρο (βλέπε Όποιος χρησιμοποιεί κοινόχρηστα αρχεία, χρησιμοποιεί τον δικό σας αποθηκευτικό χώρο). Καθαρίζετε λοιπόν ή αρχειοθετείτε τις παλιές καταθέσεις.

Περισσότερες εξηγήσεις σχετικά με το ίδιο το αίτημα αρχείου θα βρείτε στο Λήψη αρχείων από άλλους: απόθεση αρχείου και αίτημα αρχείου.