Odejście kolegi/koleżanki z pracy: bezpieczne przejęcie plików, kalendarza i udostępnionych folderów

Pytanie: "Pracownik odchodzi z firmy. Jak zadbać o to, żebyśmy zachowali jego pliki, kalendarz i udostępnione foldery, a on sam nie miał już do nich dostępu?"

Prosimy wykonać poniższe kroki w podanej kolejności. Najważniejsza zasada: proszę usunąć użytkownika dopiero wtedy, gdy wszystko zostało przejęte. Usunięty użytkownik znika bezpowrotnie wraz ze wszystkimi plikami, kalendarzami i kontaktami.

Krok 1: przekazanie danych, gdy kolega/koleżanka jest jeszcze dostępny/a

1. Kolega/koleżanka przekazuje swoje pliki przez Ustawienia, Udostępnianie, blok Pliki: należy wybrać folder główny lub najważniejsze foldery w polu Plik lub folder do przeniesienia, wskazać następcę w polu Nowy właściciel, a następnie kliknąć Przenieś. Zobacz Przeniesienie własności, gdy współpracownik odchodzi.
2. Następca akceptuje przekazanie przez powiadomienie w Nextcloud.
3. Kalendarze i książki adresowe następca przejmuje przez udostępnienie ich lub przez eksport i import. Zobacz Udostępnianie kalendarzy, publikowanie i umieszczanie ich na stronie internetowej i Kontakty: tworzenie, grupy, importowanie i eksportowanie.
4. W przypadku rozmów w Talk, tablic Deck i formularzy, których jest właścicielem: należy nadać uprawnienia administratora również innej osobie.

Krok 2: zamknięcie dostępu

1. Jako administrator proszę przejść do Mijn WebOké, Moje produkty i swojego pakietu Nextcloud.
2. Przy danym użytkowniku, w bloku Zarządzanie użytkownikami, proszę wybrać Wyłącz. Kolega/koleżanka nie będzie już mógł/mogła się zalogować, ale jego/jej dane pozostaną zachowane.
3. Proszę poprosić go/ją o wylogowanie się na własnych urządzeniach lub cofnąć dostęp z jego/jej urządzeń. Zobacz Przeglądanie, cofanie dostępu lub zdalne czyszczenie urządzeń i sesji.

Krok 3: kolega/koleżanka już odszedł/odeszła?

Jeśli kolega/koleżanka nie zdążył/a niczego przekazać, jako administrator można samodzielnie zabezpieczyć pliki:

1. Jeśli użytkownik był wyłączony, proszę najpierw włączyć go ponownie.
2. W Mijn WebOké przy danym użytkowniku proszę wybrać Zmień hasło i ustawić nowe hasło.
3. Kod logowania wysyłany jest e-mailem na adres użytkownika. Jeśli nie mają Państwo do niego dostępu, proszę zmienić adres e-mail przez Edytuj dane lub poprosić o pomoc pomoc techniczną WebOké.
4. Proszę zalogować się jako ten użytkownik i przekazać pliki tak, jak w kroku 1.
5. Następnie proszę ponownie wyłączyć użytkownika.

Uwaga: proszę logować się na konto (byłego) pracownika wyłącznie wtedy, gdy jest to zgodne z wewnętrznymi ustaleniami i zasadami ochrony prywatności. W razie wątpliwości proszę to najpierw omówić.

Krok 4: porządkowanie

• Proszę sprawdzić, czy wszystkie ważne pliki znajdują się u następcy oraz czy udostępnione foldery nadal działają dla reszty zespołu.
• Dopiero potem, w Mijn WebOké przy danym użytkowniku, proszę wybrać Usuń. Tej czynności nie można cofnąć.
• Pojawia się nowy współpracownik? Proszę utworzyć nowego użytkownika, a jeśli pakiet zawiera Biuro, ponownie przypisać licencję Biuro.

Wskazówka: aby uniknąć takich sytuacji w przyszłości, warto korzystać z folderów zespołowych: należą one do zespołu, a nie do jednej osoby. Zobacz Foldery zespołów: wspólny folder, który należy do zespołu i Katalog stowarzyszenia lub rodziny, który nie znika, gdy ktoś rezygnuje.