Rozdział 16 · 16.6
Katalog stowarzyszenia lub rodziny, który nie znika, gdy ktoś rezygnuje
Pytanie: "W naszym stowarzyszeniu wszystko znajduje się we współdzielonym katalogu poprzedniego sekretarza. Teraz on rezygnuje. Co stanie się z katalogiem i jak uniknąć tego następnym razem?"
Problem: współdzielony katalog zawsze należy do jednej osoby. Jeśli ten użytkownik zostanie usunięty, katalog znika również dla wszystkich pozostałych. Dotyczy to również rodziny, w której wszystko znajduje się w katalogu jednego z rodziców.
Teraz: zabezpieczenie katalogu
- Niech osoba odchodząca przekaże własność katalogu komuś, kto pozostaje, poprzez Ustawienia, Udostępnianie i blok Pliki. Zobacz Przeniesienie własności, gdy współpracownik odchodzi.
- Usuń użytkownika w Mój WebOké dopiero po zakończeniu przekazania. Jeśli chcą Państwo na razie zachować konto, wyłączcie je zamiast usuwać.
- Jeśli dana osoba nie może się już zalogować, postępujcie Państwo zgodnie z Odejście kolegi/koleżanki z pracy: bezpieczne przejęcie plików, kalendarza i udostępnionych folderów.
Na przyszłość: zespół i katalog zespołu
1. Utwórz zespół
W aplikacji Zespoły utwórz zespół, na przykład "Zarząd" lub "Rodzina", i dodaj do niego członków (zobacz Tworzenie zespołów i udostępnianie folderu całemu zespołowi). Gdy ktoś dołączy lub zrezygnuje, wystarczy zaktualizować tylko zespół.
2. Zamów katalog zespołu
Katalog zespołu należy do zespołu, a nie do jednej osoby. Pozostaje on dostępny, gdy ktoś odchodzi, a jego pojemność nie jest liczona do limitu jednego członka. Katalog zespołu utworzy dla Państwa WebOké: prosimy zamówić go zgłoszeniem w Mój WebOké i podać nazwę katalogu oraz zespołu (zobacz Foldery zespołów: wspólny folder, który należy do zespołu). Katalogi zespołów są dostępne w planach Personal, Family i Max, nie w Nextcloud Free.
3. Przenieś pliki
- Otwórz w Plikach stary współdzielony katalog.
- Zaznacz wszystko (pole wyboru nad listą zaznacza wszystko).
- Wybierz u góry Przenieś lub kopiuj, wybierz katalog zespołu i kliknij Move z nazwą katalogu zespołu (zobacz Tworzenie, przenoszenie, kopiowanie i zmiana nazwy katalogów).
- Sprawdź, czy wszystko zostało przeniesione, a następnie usuń stare udostępnienie.
Wskazówki dotyczące organizacji
- Stosuj stałą strukturę katalogów, na przykład Protokoły, Finanse, Członkowie, Wydarzenia. Dodaj do nich krótkie wyjaśnienie za pomocą Dodaj opis katalogu (zobacz Tworzenie notatek i plików tekstowych za pomocą aplikacji Tekst).
- Ustalcie Państwo, kto co może robić. Nie każdy musi mieć możliwość edytowania dokumentów finansowych.
- Udostępniając materiały na zewnątrz (członkom, rodzicom, gminie), zawsze korzystajcie Państwo z linku z hasłem i datą wygaśnięcia (zobacz Tworzenie linku publicznego: odczyt, edycja, hasło, data ważności i limit pobrań).