Znanec odhaja: varen prevzem datotek, koledarja in map v souporabi

Vprašanje: "Sodelavec zapušča podjetje. Kako zagotovim, da ohranimo njegove datoteke, koledar in mape v souporabi, in da po tem nima več dostopa?"

Sledite korakom v tem vrstnem redu. Najpomembnejše pravilo: uporabnika izbrišite šele, ko je vse preneseno. Izbrisan uporabnik je z vsemi svojimi datotekami, koledarji in stiki dokončno izgubljen.

1. korak: prenos, dokler je znanec še prisoten

1. Znanec prenese svoje datoteke prek Nastavitve, Souporaba, blok Datoteke: izbere glavno mapo ali pomembne mape pri Bestand of map om over te dragen, naslednika pri Nov lastnik, in klikne Prenos. Glejte Prenos lastništva, ko sodelavec odide.
2. Naslednik sprejme prenos prek obvestila v Nextcloud.
3. Koledarje in adresarje naslednik prevzame tako, da jih da v souporabo ali jih izvozi in uvozi. Glejte Souporaba, javna objava in vstavljanje koledarjev na spletno mesto in Stiki: ustvarjanje, skupine, uvažanje in izvažanje.
4. Pri pogovorih v Pogovoru Talk, Deck tablah in obrazcih, katerih lastnik je, dodelite pravice skrbnika tudi drugi osebi.

2. korak: zaprtje dostopa

1. Kot skrbnik pojdite v Mijn WebOké, Moji produkti in Vaš paket Nextcloud.
2. Pri uporabniku v bloku Upravljanje uporabnikov izberite Onemogoči. Znanec se po tem ne more več prijaviti, vendar njegovi podatki ostanejo shranjeni.
3. Poskrbite, da se odjavi iz svojih naprav, ali mu prekličite dostop z njegovih naprav. Glejte Naprave in seje ogled, preklic ali daljinski izbris.

3. korak: ali je znanec že odšel?

Če znanec ni mogel ničesar več prenesti, lahko kot skrbnik sami zavarujete datoteke:

1. Najprej ponovno omogočite uporabnika, če ste ga onemogočili.
2. V Mijn WebOké pri uporabniku izberite Spremeni geslo in nastavite novo geslo.
3. Prijavna koda po e-pošti gre na e-poštni naslov uporabnika. Če do njega nimate dostopa, prilagodite e-poštni naslov prek Uredi podatke, ali pa za pomoč prosite podporo WebOké.
4. Prijavite se kot ta uporabnik in prenesite datoteke, kot je opisano v 1. koraku.
5. Po tem uporabnika ponovno onemogočite.

Pozor: prijavite se v račun (bivšega) sodelavca samo, če je to v skladu z Vašimi dogovori in pravili o zasebnosti. Če ste v dvomih, se najprej posvetujte.

4. korak: urejanje

• Preverite, ali so vse pomembne datoteke pri nasledniku in ali mape v souporabi še vedno delujejo za preostanek ekipe.
• Šele nato pri uporabniku v Mijn WebOké izberite Izbriši. Tega dejanja ni mogoče razveljaviti.
• Prihaja nov sodelavec? Ustvarite novega uporabnika in, če ima Vaš paket Pisarna, ponovno dodelite licenco za Pisarno.

Nasvet: tovrstna opravila preprečite z uporabo skupinskih map: te pripadajo ekipi in ne eni osebi. Glejte Ekipne mape: skupna mapa, ki pripada ekipi in Mapa društva ali družine, ki ne izgine, ko nekdo preneha.