Un collega lascia l'azienda: come trasferire in sicurezza file, agenda e cartelle condivise

La domanda: "Un collaboratore sta per lasciare l'azienda. Come posso fare in modo che conserviamo i suoi file, la sua agenda e le cartelle condivise, e che lui non possa più accedervi in seguito?"

Segua questi passaggi nell'ordine indicato. La regola più importante: elimini l'utente solo dopo che tutto è stato trasferito. Un utente eliminato scompare definitivamente insieme a tutti i suoi file, agende e contatti.

Fase 1: trasferire i dati mentre il collega è ancora presente

1. Il collega trasferisce i suoi file tramite Impostazioni, Condivisione, blocco File: scegliere la cartella principale o le cartelle importanti in File o cartella da trasferire, un successore in Nuovo proprietario, quindi Trasferisci. Vedere Trasferire la proprietà quando un collega lascia l'azienda.
2. Il successore accetta il trasferimento tramite la notifica in Nextcloud.
3. Il successore acquisisce agende e rubriche facendole condividere oppure esportandole e importandole. Vedere Condividere, rendere pubblici e inserire i calendari nel proprio sito web e Contatti: creazione, gruppi, importazione ed esportazione.
4. Per le conversazioni in Talk, le bacheche di Deck e i formulari di cui il collega è proprietario: assegni i diritti di amministrazione anche a un'altra persona.

Fase 2: chiudere l'accesso

1. Come amministratore, acceda a Mijn WebOké, I miei prodotti e al Suo pacchetto Nextcloud.
2. Presso l'utente in questione, nel blocco Gestione utenti, selezioni Disabilita. Il collega non potrà più accedere, ma i suoi dati rimarranno disponibili.
3. Faccia disconnettere il collega dai propri dispositivi, oppure revochi l'accesso dei suoi dispositivi. Vedere Visualizzare, revocare o cancellare da remoto dispositivi e sessioni.

Fase 3: il collega ha già lasciato l'azienda?

Se il collega non ha potuto trasferire nulla, Lei come amministratore può comunque mettere in sicurezza i file:

1. Se aveva disabilitato l'utente, lo riattivi prima di procedere.
2. In Mijn WebOké, presso l'utente, selezioni Modifica password e imposti una nuova password.
3. Il codice di accesso via e-mail viene inviato all'indirizzo e-mail dell'utente. Se non ha accesso a tale indirizzo, modifichi l'indirizzo e-mail tramite Modifica dati, oppure richieda assistenza al supporto WebOké.
4. Effettui l'accesso come quell'utente e trasferisca i file come descritto nella fase 1.
5. Al termine, disattivi nuovamente l'utente.

Attenzione: acceda all'account di un (ex) collaboratore solo se ciò è conforme agli accordi aziendali e alle norme sulla privacy. In caso di dubbio, ne discuta prima internamente.

Fase 4: fare ordine

• Verifichi che tutti i file importanti siano presso il successore e che le cartelle condivise funzionino ancora per il resto del team.
• Solo a questo punto, in Mijn WebOké, presso l'utente, selezioni Elimina. Questa operazione non può essere annullata.
• Arriva un nuovo collega? Crei un nuovo utente e, se il Suo pacchetto include Office, riassegni la licenza Office.

Suggerimento: eviti questo tipo di operazioni utilizzando le cartelle di team: appartengono al team e non a una singola persona. Vedere Cartelle del team: una cartella condivisa che appartiene al team e Una cartella per associazioni o famiglie che non scompare quando qualcuno si ferma.