Zarządzanie użytkownikami i grupami dla Office

Jako administrator decydują Państwo, kto pracuje w Państwa WebOké Nextcloud i kto może korzystać z Euro-Office. Robią to Państwo w Mijn WebOké, w sekcji Zarządzanie użytkownikami swojego pakietu Nextcloud.

Jak działa licencja Office Suite

Licencja Office Suite w Nextcloud to przynależność do grupy office. Tylko członkowie tej grupy mogą otwierać pliki w Euro-Office. Gdy w Zarządzaniu użytkownikami włączą Państwo przełącznik Office Suite, dodajemy użytkownika do tej grupy. Gdy go Państwo wyłączą, usuwamy go z grupy i licencja zostaje zwolniona.

Każdy użytkownik może sam sprawdzić, czy posiada licencję. W Nextcloud należy kliknąć w prawym górnym rogu na zdjęcie profilowe i wybrać Ustawienia. Na dole strony Profile & contact przy Your groups widać, do jakich grup dany użytkownik należy. Jeśli widnieje tam office (1), oznacza to, że użytkownik posiada licencję Office Suite.

Uwaga: licencję Office należy nadawać wyłącznie za pomocą przełącznika w Mijn WebOké, a nie przez dodanie kogoś do grupy office w inny sposób. Tylko wtedy liczba licencji będzie prawidłowo naliczana.

Dodawanie użytkownika

1. W Mijn WebOké przejdź do Moje produkty, kliknij przy swoim pakiecie Nextcloud na Administracja i przewiń do sekcji Zarządzanie użytkownikami.
2. Kliknij Dodaj użytkownika.
3. Wpisz Nazwę użytkownika. Za jej pomocą użytkownik będzie się logował. Należy używać małych liter, cyfr, kropki lub myślnika. Nazwy użytkownika nie można później zmienić.
4. Wpisz Wyświetlaną nazwę i Adres e-mail.
5. Wybierz Hasło składające się z co najmniej 10 znaków, zawierające co najmniej jedną cyfrę i jeden znak specjalny, lub kliknij Generuj. Hasłem należy podzielić się z użytkownikiem w bezpieczny sposób.
6. Czy użytkownik ma pracować w Euro-Office? Zaznacz opcję Przypisz licencję Office Suite.
7. Kliknij Utwórz użytkownika.

Jeśli osiągną Państwo maksymalną liczbę użytkowników lub licencji w swoim pakiecie, otrzymają Państwo o tym powiadomienie. Liczbę można zwiększyć w sekcji Opcje konfigurowalne, zobacz Licencje Office zamawianie i przypisywanie użytkownikom.

Zarządzanie użytkownikiem

W Zarządzaniu użytkownikami widać przy każdym użytkowniku między innymi, czy jest aktywny, czy posiada Office Suite oraz kiedy ostatnio się logował. Z menu akcji przy danym użytkowniku można wybrać:

• Zmień hasło: na przykład gdy ktoś zgubił swoje hasło.
• Wyłącz i Włącz: tymczasowe zablokowanie dostępu komuś, bez usuwania czegokolwiek.
• Usuń: trwałe usunięcie użytkownika.

Wyświetlaną nazwę i adres e-mail można zmienić bezpośrednio w wierszu danego użytkownika: wystarczy zmienić nazwę lub adres i kliknąć Zapisz.

Uwaga: opcja Usuń powoduje trwałe usunięcie wszystkich plików, kalendarzy i kontaktów danego użytkownika. Tej operacji nie można cofnąć. Ważne pliki należy więc wcześniej przenieść w inne miejsce, na przykład udostępniając je koledze lub koleżance, którzy skopiują je do własnego folderu.

Ktoś odchodzi lub nie potrzebuje już Office

• Jeśli ktoś nie potrzebuje już Euro-Office, ale nadal korzysta z Nextcloud, wystarczy wyłączyć przełącznik Office Suite. Licencja zostanie zwolniona dla innej osoby.
• Jeśli ktoś odchodzi, należy najpierw wyłączyć konto użytkownika. Dopiero po upewnieniu się, że wszystkie pliki są bezpieczne, można je usunąć.

Współpraca w grupach

Chcą Państwo, aby zespół wspólnie pracował nad tymi samymi dokumentami? Wystarczy utworzyć udostępniony folder i udostępnić go kolegom i koleżankom, którzy mają w nim pracować. Każda osoba posiadająca licencję Office Suite może wtedy otwierać dokumenty w tym folderze w Euro-Office i wspólnie je edytować. O tym, jak działa udostępnianie, przeczytają Państwo w Udostępnianie dokumentu współpracownikowi. O tym, jak pracować równocześnie nad dokumentem, przeczytają Państwo w Jednoczesna praca nad dokumentem.