Tworzenie listów z listy adresowej

Zaproszenie, przypomnienie lub newsletter do wszystkich Państwa klientów, z odpowiednim imieniem i nazwiskiem oraz adresem w każdym liście. Wpisywanie każdego z osobna to dużo pracy. Dzięki funkcji Korespondencja seryjna Euro-Office tworzy wszystkie listy jednocześnie na podstawie arkusza kalkulacyjnego z adresami.

Co jest potrzebne?

• Arkusz kalkulacyjny (xlsx) w Państwa WebOké Nextcloud, w którym pierwszy wiersz zawiera nazwy kolumn, na przykład Zwrot grzecznościowy, Nazwa, Firma, Adres, Kod pocztowy, Miejscowość. Każdy kolejny wiersz to jeden odbiorca.
• List (docx) z tekstem stałym.

Krok 1: połączenie listy adresowej

1. Proszę otworzyć list.
2. Proszę przejść do karty Współpraca i kliknąć Korespondencja seryjna (1).
3. Proszę wybrać Z magazynu, aby wybrać listę adresową z Państwa Nextcloud, Z pliku dla pliku na komputerze, albo Z adresu URL dla pliku w internecie.

Po prawej stronie pojawiają się Ustawienia korespondencji seryjnej. Za pomocą opcji Edytuj listę odbiorców można zaznaczyć lub odznaczyć odbiorców.

Krok 2: umieszczanie pól w liście

1. Proszę ustawić kursor w miejscu, gdzie ma się znaleźć imię i nazwisko.
2. Proszę kliknąć po prawej stronie Wstaw scalone pole i wybrać Nazwa.
3. Proszę zrobić to samo dla pól Firma, Adres, Kod pocztowy i Miejscowość. Spacje i znaki nowej linii między polami należy wstawić samodzielnie, a po zwrocie grzecznościowym proszę wpisać na przykład przecinek.

Krok 3: sprawdzanie i scalanie

1. Proszę kliknąć Wyniki podglądu. Za pomocą strzałek można przeglądać listy dla poszczególnych odbiorców.
2. Proszę wybrać w polu Scal do, co Państwo chcą: jeden plik PDF ze wszystkimi listami do wydrukowania, plik Docx do dalszej weryfikacji, albo E-mail.
3. Proszę wybrać, czy chcą Państwo wszystkie rekordy, czy tylko ich część, a następnie kliknąć Pobierz lub Zapisz.

Pułapki i ograniczenia

• Euro-Office scala maksymalnie 100 adresatów jednocześnie. Jeśli mają Państwo więcej odbiorców, proszę wykonać operację partiami (rekordy od 1 do 100, od 101 do 200) za pomocą pól Od i Do.
• Korespondencja seryjna działa w przeglądarce, w Państwa WebOké Nextcloud.
• Etykiet adresowych (wiele adresów na jednym arkuszu) Euro-Office nie potrafi utworzyć: każdy list otrzymuje jednego odbiorcę. Uczciwa alternatywa: proszę utworzyć etykiety w arkuszu kalkulacyjnym z adresami w siatce dopasowanej do arkusza etykiet, albo skorzystać z programu do etykiet od producenta Państwa etykiet.
• Czy kod pocztowy bez wiodącego zera albo kwota wyglądają dziwnie w liście? Proszę sprawdzić format liczb w arkuszu kalkulacyjnym (zob. Zachowanie zera na początku numeru telefonu lub kodu pocztowego).