Udostępnianie komuś spoza Państwa organizacji

Klient, Państwa księgowy lub wolontariusz nie ma konta w Państwa WebOké Nextcloud. Mimo to mogą Państwo z nimi współpracować. Istnieją dwa sposoby.

Sposób 1: link publiczny (najczęściej używany)

Proszę utworzyć link publiczny tak jak w Tworzenie linku publicznego (do odczytu lub edycji), najlepiej zabezpieczyć go hasłem i ustawić datę wygaśnięcia (Hasło i data wygaśnięcia na linku), a następnie wysłać link do odbiorcy. Jeśli odbiorca ma mieć możliwość współedytowania, proszę wybrać Może modyfikować.

Odbiorca klika w link, a dokument otwiera się w Euro-Office w przeglądarce. Nie jest potrzebne żadne konto ani program. Jeśli link jest zabezpieczony hasłem, odbiorca najpierw je wpisuje. Następnie Euro-Office prosi o podanie imienia (1). Ta nazwa pojawi się przy zmianach, komentarzach i w czacie. Jeśli odbiorca nic nie wpisze, zostanie wyświetlony jako Gość.

Czy są Państwo jednocześnie w dokumencie? Wtedy współpracują Państwo tak jak ze współpracownikiem: zmiany widoczne są od razu (zob. Jednoczesna praca nad dokumentem).

Sposób 2: udostępnianie przez Udostępnienia zewnętrzne

Proszę wpisać adres e-mail (1) w polu pod Udostępnienia zewnętrzne w panelu bocznym udostępniania i wybrać adres z listy za pomocą ikony koperty (2). Podobnie jak w przypadku współpracownika, proszę wybrać, co dana osoba może robić, a następnie kliknąć Zapisz udostępnienie. Państwa WebOké Nextcloud utworzy dla tej osoby spersonalizowany link i wyśle go e-mailem. Dzięki temu w panelu bocznym udostępniania dokładnie widać, z kim udostępniono plik, i można dla każdej osoby osobno zatrzymać udostępnianie.

Czy druga osoba również korzysta z Nextcloud, na przykład w innej firmie? Wtedy proszę wpisać jej federacyjny identyfikator Cloud-ID, który wygląda jak nazwa@cloud.przyklad.nl. Plik pojawi się wówczas po prostu w Nextcloud tej osoby.

Bezpieczne udostępnianie osobom spoza Państwa organizacji

• Proszę nadawać uprawnienia do edycji tylko wtedy, gdy jest to naprawdę konieczne. Do samego odczytu wystarczy opcja Tylko podgląd.
• Proszę ustawić hasło i datę wygaśnięcia linku (Hasło i data wygaśnięcia na linku).
• Proszę udostępniać sam plik, a nie cały folder, chyba że dana osoba rzeczywiście powinna widzieć wszystko w tym folderze.
• Jeśli dokument jest poufny, proszę zastosować znak wodny (Używanie znaku wodnego).
• Po zakończeniu proszę wybrać w menu linku opcję Zatrzymaj udostępnianie.

Wskazówka: wszystko pozostaje w Państwa własnej WebOké Nextcloud, w Europie. Nie wysyłają Państwo kopii, więc zawsze wiadomo, która wersja jest najnowsza.