Gerir utilizadores e grupos para o Office

Como administrador, é o responsável por decidir quem trabalha na sua WebOké Nextcloud e quem pode trabalhar com o Euro-Office. Isto é feito no Mijn WebOké, em Gestão de Utilizadores do seu pacote Nextcloud.

Como funciona a licença Office Suite

Uma licença Office Suite corresponde, no Nextcloud, a ser membro do grupo office. Apenas os membros desse grupo podem abrir ficheiros no Euro-Office. Ao ativar, em Gestão de Utilizadores, o interruptor Office Suite, nós tornamos o utilizador membro desse grupo. Ao desativá-lo, removemos o utilizador do grupo e a licença fica disponível para outro utilizador.

Cada utilizador pode verificar por si próprio se tem uma licença. No Nextcloud, clique no canto superior direito na sua fotografia de perfil e escolha Definições. No final da página Profile & contact, em Your groups, encontra os grupos a que pertence. Se aparecer office entre eles (1), significa que tem uma licença Office Suite.

Atenção: atribua o Office sempre através do interruptor no Mijn WebOké e nunca adicionando alguém ao grupo office de outra forma. Só assim a contagem das suas licenças estará correta.

Adicionar um utilizador

1. No Mijn WebOké, aceda a Mijn Producten, clique em Beheer junto ao seu pacote Nextcloud e desça até Gestão de Utilizadores.
2. Clique em Adicionar utilizador.
3. Preencha o campo Nome de utilizador. É com este nome que o utilizador inicia sessão. Utilize letras minúsculas, números, um ponto ou um hífen. O nome de utilizador não poderá ser alterado posteriormente.
4. Preencha o Nome a apresentar e o Endereço de e-mail.
5. Escolha uma Palavra-passe com, no mínimo, 10 carateres, incluindo pelo menos um número e um caráter especial, ou clique em Gerar. Partilhe a palavra-passe com o utilizador de forma segura.
6. O utilizador vai trabalhar com o Euro-Office? Assinale Atribuir licença Office Suite.
7. Clique em Criar utilizador.

Atingiu o número máximo de utilizadores ou licenças do seu pacote? Nesse caso, receberá uma notificação a esse respeito. Aumente o número em Opções configuráveis, consulte Encomendar licenças do Office e atribuí-las a utilizadores.

Gerir um utilizador

Em Gestão de Utilizadores, pode ver, por utilizador, entre outras informações, se este está ativo, se tem Office Suite e quando iniciou sessão pela última vez. Através do menu de ações junto a um utilizador, pode escolher:

• Alterar palavra-passe: por exemplo, se alguém perder a palavra-passe.
• Editar dados: ajustar o nome a apresentar ou o endereço de e-mail.
• Desativar e Ativar: retirar temporariamente o acesso a alguém, sem eliminar nada.
• Eliminar: eliminar definitivamente o utilizador.

Atenção: ao escolher Eliminar, todos os ficheiros, calendários e contactos desse utilizador são eliminados definitivamente. Esta ação não pode ser anulada. Por isso, coloque primeiro os ficheiros importantes noutro local, por exemplo, partilhando-os com um colega que os copie para a sua própria pasta.

Alguém sai ou deixa de precisar do Office

• Alguém deixou de precisar do Euro-Office, mas continua a utilizar o Nextcloud? Nesse caso, desative apenas o interruptor Office Suite. A licença fica disponível para outra pessoa.
• Alguém vai sair? Desative primeiro o utilizador. Só o elimine quando tiver a certeza de que todos os ficheiros estão em segurança.

Trabalhar em conjunto em grupos

Pretende que uma equipa trabalhe em conjunto nos mesmos documentos? Crie uma pasta partilhada e partilhe-a com os colegas que precisam de trabalhar nela. Todos os utilizadores com uma licença Office Suite podem então abrir os documentos dessa pasta no Euro-Office e editá-los em conjunto. Pode ler como funciona a partilha em Partilhar um documento com um colega. Pode ler como trabalhar em simultâneo num documento em Trabalhar em simultâneo num documento.