Klientui failų pateikimas naudojant failo užklausą su slaptažodžiu ir galiojimo pabaigos data

Klausimas: "Mano klientai turi pateikti dokumentus: atlyginimo lapelius, sąskaitas faktūras, nuotraukas. Dideli failai el. paštu siunčiami prastai ir tai nėra saugu. Kaip padaryti, kad jie galėtų man pateikti failus, nematydami nieko kito?"

Sprendimas: failo užklausa kiekvienam klientui, atskiruose aplankuose, su slaptažodžiu ir galiojimo pabaigos data. Klientas failus įkelia naršyklėje ir jam nereikia paskyros.

1 žingsnis: aplankas kiekvienam klientui

1. Programoje Failai sukurkite aplanką pateikimams, pavyzdžiui, Pateikimai.
2. Jame sukurkite aplanką kiekvienam klientui, pavyzdžiui, Pateikimai/Bakkerij De Linde 2026 (žr. Aplankų kūrimas, perkėlimas, kopijavimas ir pervadinimas).

Taip klientas niekada negalės pasiekti kito kliento failų, o Jūs iš karto žinosite, kieno kas yra.

2 žingsnis: failo užklausos sukūrimas

1. Spustelėkite Nauja ir pasirinkite Sukurti failo užklausą.
2. Laukelyje Prašymo tema įrašykite, ko prašote, pavyzdžiui, "Metinė ataskaita 2026".
3. Laukelyje Išsiuntimo vieta pasirinkite šio kliento aplanką.
4. Laukelyje Pastaba gavėjui nurodykite tiksliai, ko Jums reikia ir iki kada. Šį tekstą klientas matys įkėlimo puslapio viršuje.

3 žingsnis: slaptažodis ir galiojimo pabaigos data

1. Spustelėkite Tęsti.
2. Pažymėkite Nustatyti pateikimo galiojimo pabaigos datą ir pasirinkite datą kelias dienas po Jūsų nustatyto termino.
3. Pažymėkite Nustatyti slaptažodį ir pasirinkite slaptažodį.
4. Spustelėkite Tęsti ir nukopijuokite Bendrinimo nuoroda mygtuku lauko dešinėje.

4 žingsnis: nuorodos ir slaptažodžio siuntimas

Nuorodą nusiųskite klientui, pavyzdžiui, el. laišku. Slaptažodį siųskite kitu kanalu: SMS žinute, WhatsApp žinute arba telefonu. Taip, jei kas nors perims el. laišką, nuoroda jam bus nenaudinga.

Jūsų klientas atidaro nuorodą, įveda slaptažodį ir spustelėja Įkeliama arba nutempia failus į langą. Jis mato tik Jūsų pastabą ir įkėlimo mygtuką, bet ne tai, kas jau yra aplanke.

5 žingsnis: gautų failų stebėjimas

• Programoje Veikla ir aplanko skirtuke Veikla matysite, kas ir kada buvo gauta (žr. Pokalbis ir veikla prie failo).
• Pasibaigus galiojimo pabaigos datai, nuoroda automatiškai nustoja veikti. Jei baigėte anksčiau, pašalinkite bendrinimą aplanko skirtuke Bendrinti arba skiltyse Shares ir Failų užklausos.
• Kiekvienais metais ar kiekvienai užduočiai klientui parengkite naują užklausą. Taip viskas liks tvarkingai atskirta.

Dėmesio: tai, ką klientai įkelia, skaičiuojama Jūsų naudojamoje saugykloje (žr. Kas naudoja bendrinamus failus, naudoja Jūsų saugyklą). Todėl senus pateikimus laiku sutvarkykite arba suarchyvuokite.

Daugiau informacijos apie pačią failo užklausą rasite Failų pateikimas iš kitų asmenų: failų priėmimo nuoroda ir failo užklausa.