Asociacijos ar šeimos aplankas, kuris neišnyksta, kai kas nors pasitraukia

Klausimas: "Mūsų asociacijoje viskas yra ankstesnės sekretorės bendrinamame aplanke. Ji dabar baigia darbą. Kas atsitiks su aplanku ir kaip to išvengti kitą kartą?"

Problema: bendrinamas aplankas visada priklauso vienam asmeniui. Jei tas naudotojas ištrinamas, aplankas išnyksta ir visiems kitiems. Tas pats galioja šeimai, kurioje viskas yra vieno iš tėvų aplanke.

Dabar: aplanko apsauga

1. Paprašykite išeinančio asmens perduoti aplanko nuosavybę kam nors, kas lieka, per Nustatymai, Bendrinimas ir bloką Failai. Žr. Nuosavybės perdavimas, kai kolega išeina iš darbo.
2. Naudotoją iš Mano WebOké pašalinkite tik tada, kai perdavimas bus baigtas. Jei norite paskyrą kol kas išsaugoti, išjunkite ją vietoj to, kad ištrintumėte.
3. Asmuo nebegali prisijungti? Tuomet vadovaukitės Bendradarbis išeina: kaip saugiai perimti failus, kalendorių ir bendrinamus aplankus.

Nuo šiol: komanda ir komandos aplankas

1. Sukurkite komandą

Programoje Komandos sukurkite komandą, pavyzdžiui, "Valdyba" arba "Šeima", ir pridėkite narius (žr. Komandų kūrimas ir aplanko bendrinimas su visa Jūsų komanda). Kai kas nors prisijungia ar pasitraukia, pakoreguojate tik komandą.

2. Užsakykite komandos aplanką

Komandos aplankas priklauso komandai, o ne vienam asmeniui. Jis lieka, kai kas nors pasitraukia, ir saugykla neskaičiuojama vienam nariui. Komandos aplanką Jums sukurs WebOké: užsakykite jį pateikdami užklausą Mano WebOké ir nurodykite aplanko bei komandos pavadinimą (žr. Komandos aplankai: bendras aplankas, priklausantis komandai). Komandos aplankai yra Personal, Family ir Max planuose, bet ne Nextcloud Free.

3. Perkelkite failus

1. Programoje Failai atidarykite seną bendrinamą aplanką.
2. Pažymėkite viską (langelis virš sąrašo pažymi viską).
3. Viršuje pasirinkite Perkelti ar kopijuoti, pasirinkite komandos aplanką ir spustelėkite Perkelti su komandos aplanko pavadinimu (žr. Aplankų kūrimas, perkėlimas, kopijavimas ir pervadinimas).
4. Patikrinkite, ar viskas perkelta, ir tada pašalinkite senąjį bendrinimą.

Patarimai dėl struktūros

• Naudokite nuolatinę aplankų struktūrą, pavyzdžiui, Protokolai, Finansai, Nariai, Veiklos. Pridėkite prie jų trumpą paaiškinimą naudodami Pridėti aplanko aprašą (žr. Užrašų ir tekstinių failų kūrimas su Tekstas).
• Nustatykite, kas ką gali daryti. Ne visiems reikia galimybės keisti finansinius dokumentus.
• Bendrindami išorei (nariams, tėvams, savivaldybei), visada naudokite nuorodą su slaptažodžiu ir galiojimo pabaigos data (žr. Viešosios nuorodos sukūrimas: peržiūra, redagavimas, slaptažodis, galiojimo pabaigos data ir atsisiuntimų limitas).