Bendradarbis išeina: kaip saugiai perimti failus, kalendorių ir bendrinamus aplankus

Klausimas: "Darbuotojas išeina iš darbo. Kaip užtikrinti, kad išliktų jo failai, kalendorius ir bendrinami aplankai, ir kad jis vėliau nebegalėtų prie jų prisijungti?"

Atlikite šiuos veiksmus nurodyta tvarka. Svarbiausia taisyklė: naudotoją ištrinkite tik tada, kai viskas jau perimta. Ištrintas naudotojas kartu su visais savo failais, kalendoriais ir kontaktais dingsta negrįžtamai.

1 žingsnis: perdavimas, kol bendradarbis dar dirba

1. Bendradarbis perduoda savo failus per Nustatymai, Bendrinimas, bloką Failai: pasirinkite pagrindinį aplanką arba svarbius aplankus lauke Perkeliamas failas arba aplankas, perėmėją lauke Naujasis savininkas ir spauskite Perduoti. Žr. Nuosavybės perdavimas, kai kolega išeina iš darbo.
2. Perėmėjas patvirtina perdavimą per pranešimą Nextcloud.
3. Kalendorius ir adresų knygas perėmėjas perima, kai jie bendrinami su juo arba juos eksportavus ir importavus. Žr. Kalendorių bendrinimas, viešas skelbimas ir įterpimas į svetainę ir Adresatai: kūrimas, grupės, importavimas ir eksportavimas.
4. Pokalbiai Talk, Deck lentos ir formos, kurių jis savininkas: priskirkite jose administratoriaus teises ir kitam asmeniui.

2 žingsnis: prieigos uždarymas

1. Kaip administratorius eikite į Mano WebOké, Mano produktai ir savo Nextcloud paketą.
2. Prie naudotojo bloke Naudotojų valdymas pasirinkite Išjungti. Tada bendradarbis nebegalės prisijungti, tačiau jo duomenys išliks.
3. Paprašykite jo atsijungti savo įrenginiuose arba atšaukite jo įrenginių prieigą. Žr. Peržiūrėti, panaikinti arba nuotoliniu būdu ištrinti duomenis įrenginiuose ir seansuose.

3 žingsnis: bendradarbis jau išėjo?

Jei bendradarbis nebespėjo nieko perduoti, failus galite saugiai perimti patys, kaip administratorius:

1. Jei naudotoją buvote išjungę, pirmiausia vėl jį įjunkite.
2. Mano WebOké prie naudotojo pasirinkite Keisti slaptažodį ir nustatykite naują slaptažodį.
3. Prisijungimo kodas el. paštu siunčiamas į naudotojo el. pašto adresą. Jei neturite prie jo prieigos, pakeiskite el. pašto adresą per Redaguoti duomenis arba kreipkitės pagalbos į WebOké klientų aptarnavimo tarnybą.
4. Prisijunkite kaip tas naudotojas ir perduokite failus, kaip aprašyta 1 žingsnyje.
5. Vėliau naudotoją vėl išjunkite.

Dėmesio: prie (buvusio) darbuotojo paskyros jungkitės tik tuo atveju, jei tai atitinka Jūsų susitarimus ir duomenų apsaugos taisykles. Jei kyla abejonių, pirmiausia pasitarkite.

4 žingsnis: sutvarkymas

• Patikrinkite, ar visi svarbūs failai yra perduoti perėmėjui ir ar bendrinami aplankai toliau veikia likusiai komandos daliai.
• Tik po to Mano WebOké prie naudotojo pasirinkite Ištrinti. Šio veiksmo atšaukti nebegalėsite.
• Jei atsiranda naujas bendradarbis? Sukurkite naują naudotoją ir, jei Jūsų pakete yra Biuras, iš naujo priskirkite Biuro licenciją.

Patarimas: tokių darbų išvengsite naudodami komandos aplankus, kurie priklauso komandai, o ne vienam asmeniui. Žr. Komandos aplankai: bendras aplankas, priklausantis komandai ir Asociacijos ar šeimos aplankas, kuris neišnyksta, kai kas nors pasitraukia.