Administrar usuarios y grupos para Office

Como administrador, usted determina quién trabaja en su WebOké Nextcloud y quién puede trabajar con Euro-Office. Esto se hace en Mi WebOké, en Gestión de usuarios de su paquete de Nextcloud.

Así funciona la licencia de Office Suite

Una licencia de Office Suite es, en Nextcloud, una pertenencia al grupo office. Solo los miembros de ese grupo pueden abrir archivos en Euro-Office. Si en Gestión de usuarios activa el interruptor Office Suite, hacemos que el usuario pase a formar parte de ese grupo. Si lo desactiva, lo sacamos de ahí y la licencia queda libre.

Cada usuario puede comprobar por sí mismo si tiene una licencia. En Nextcloud, haga clic arriba a la derecha en su foto de perfil y elija Ajustes. Al final de la página Profile & contact, en Your groups, se indica en qué grupos está. Si aparece office entre ellos (1), dispone de una licencia de Office Suite.

Atención: conceda Office siempre mediante el interruptor en Mi WebOké, y no añadiendo a alguien al grupo office de otra manera. Solo así el recuento de sus licencias será correcto.

Añadir un usuario

1. Vaya en Mi WebOké a Mis productos, haga clic en Administración junto a su paquete de Nextcloud y desplácese hasta Gestión de usuarios.
2. Haga clic en Añadir usuario.
3. Rellene el Nombre de usuario. Con este nombre el usuario iniciará sesión. Use letras minúsculas, números, un punto o un guion. No podrá cambiar el nombre de usuario más adelante.
4. Rellene el Nombre visible y la Dirección de correo electrónico.
5. Elija una Contraseña de al menos 10 caracteres, con al menos un número y un carácter especial, o haga clic en Generar. Comparta la contraseña de forma segura con el usuario.
6. ¿Debe el usuario trabajar con Euro-Office? Marque Asignar licencia de Office Suite.
7. Haga clic en Crear usuario.

¿Ha alcanzado el número máximo de usuarios o licencias de su paquete? En ese caso recibirá un aviso al respecto. Aumente el número en Opciones configurables, consulte Solicitar licencias de Office y asignarlas a usuarios.

Administrar un usuario

En Gestión de usuarios puede ver, por usuario, entre otras cosas si está activo, si tiene Office Suite y cuándo inició sesión por última vez. A través del menú de acciones junto a un usuario puede elegir:

• Cambiar contraseña: por ejemplo, si alguien ha olvidado su contraseña.
• Desactivar y Activar: denegar temporalmente el acceso a alguien, sin eliminar nada.
• Eliminar: eliminar el usuario definitivamente.

El nombre visible y la dirección de correo electrónico se modifican directamente en la fila del usuario: cambie el nombre o la dirección y haga clic en Guardar.

Atención: al hacer clic en Eliminar se eliminan definitivamente todos los archivos, calendarios y contactos de ese usuario. Esta acción no se puede deshacer. Guarde primero los archivos importantes en otro lugar, por ejemplo, compartiéndolos con un compañero que los copie a su propia carpeta.

Alguien se marcha o ya no necesita Office

• ¿Alguien ya no necesita Euro-Office, pero sí Nextcloud? En ese caso, desactive únicamente el interruptor Office Suite. La licencia quedará libre para otra persona.
• ¿Se marcha alguien? Desactive primero al usuario. Elimínelo solo cuando esté seguro de que todos los archivos están a salvo.

Colaborar en grupos

¿Desea que un equipo trabaje conjuntamente en los mismos documentos? Cree una carpeta compartida y compártala con los compañeros que deban trabajar en ella. Cualquier persona con una licencia de Office Suite podrá entonces abrir los documentos de esa carpeta en Euro-Office y editarlos conjuntamente. Puede leer cómo funciona compartir en Compartir un documento con un compañero. Puede leer cómo trabajar simultáneamente en un documento en Trabajar en un documento a la vez.