Compartir con alguien fuera de su organización

Un cliente, su asesor contable o un voluntario no tiene una cuenta en su WebOké Nextcloud. Aun así, puede colaborar con ellos. Hay dos formas.

Opción 1: un enlace público (la más utilizada)

Cree un enlace público como se explica en Crear un enlace público (lectura o edición), añádale preferiblemente una contraseña y una fecha de caducidad (Contraseña y fecha de caducidad en un enlace) y envíe el enlace al destinatario. Si el destinatario puede escribir también, elija Puede editar.

El destinatario hace clic en el enlace y el documento se abre en Euro-Office en el navegador. No se necesita ninguna cuenta ni programa. Si el enlace tiene contraseña, el destinatario la introduce primero. A continuación, Euro-Office le pide un nombre (1). Ese nombre aparecerá en los cambios, los comentarios y el chat. Si el destinatario no introduce nada, aparecerá como Invitado.

¿Está usted en el documento al mismo tiempo? Entonces colaborarán como si fuera un compañero: verán los cambios del otro al instante (véase Trabajar en un documento a la vez).

Opción 2: compartir mediante Recursos compartidos externos

Escriba en el campo situado bajo Recursos compartidos externos en la barra lateral de uso compartido una dirección de correo electrónico (1) y seleccione la dirección con el icono del sobre en la lista (2). Igual que con un compañero, elija después lo que puede hacer la otra persona y haga clic en Guardar recurso compartido. Su WebOké Nextcloud creará un enlace personal para esa persona y lo enviará por correo electrónico. Así verá en la barra lateral de uso compartido exactamente con quién ha compartido el archivo, y podrá dejar de compartir con cada persona individualmente.

¿La otra persona también utiliza Nextcloud, por ejemplo en otra empresa? Entonces escriba su ID federado de Cloud, que tiene un aspecto similar a nombre@cloud.ejemplo.es. El archivo aparecerá entonces directamente en el Nextcloud de la otra persona.

Compartir de forma segura con personas fuera de su organización

• Conceda permisos de edición solo cuando sea realmente necesario. Para la simple lectura basta con Solo lectura.
• Añada una contraseña y una fecha de caducidad al enlace (Contraseña y fecha de caducidad en un enlace).
• Comparta el archivo en sí y no una carpeta entera, salvo que la otra persona deba ver realmente todo el contenido de esa carpeta.
• Utilice una marca de agua si el documento es confidencial (Usar una marca de agua).
• ¿Ha terminado? Elija en el menú del enlace No compartir.

Consejo: todo permanece en su propio WebOké Nextcloud, en Europa. No envía copias por ahí, de modo que siempre sabrá cuál es la última versión.