Un client vă trimite fișiere printr-o cerere de fișiere cu parolă și dată de expirare

Întrebarea: "Clienții mei trebuie să îmi trimită documente: fluturași de salariu, facturi, fotografii. Trimiterea prin e-mail nu funcționează bine pentru fișiere mari și nu este sigură. Cum fac să își depună fișierele la mine, fără ca ei să vadă altceva?"

Soluția: o cerere de fișiere pentru fiecare client, într-un folder propriu, cu o parolă și o dată de expirare. Clientul încarcă fișierele prin browser și nu are nevoie de cont.

Pasul 1: un folder pentru fiecare client

1. Creați în Fișiere un folder pentru trimiteri, de exemplu Trimiteri.
2. Creați în acesta un folder pentru fiecare client, de exemplu Trimiteri/Brutăria De Linde 2026 (consultați Crearea, mutarea, copierea și redenumirea dosarelor).

Astfel, un client nu poate ajunge niciodată la fișierele altui client, iar dumneavoastră știți imediat de la cine provine ceva.

Pasul 2: crearea cererii de fișiere

1. Faceți clic pe Nou și alegeți Creează o cerere de fișiere.
2. Completați la Subiectul cererii ce solicitați, de exemplu "Documente anuale 2026".
3. Alegeți la Destinația încărcării folderul acestui client.
4. Scrieți la Notă pentru destinatar exact de ce aveți nevoie și până când. Clientul va vedea acest text în partea de sus a paginii de încărcare.

Pasul 3: parola și data de expirare

1. Faceți clic pe Continuă.
2. Bifați Setează o dată de expirare pentru trimitere și alegeți o dată la câteva zile după termenul dumneavoastră limită.
3. Bifați Setează o parolă și alegeți o parolă.
4. Faceți clic pe Continuă și copiați Linkul de partajare cu ajutorul butonului din dreapta câmpului.

Pasul 4: trimiterea linkului și a parolei

Trimiteți linkul propriu-zis clientului dumneavoastră, de exemplu printr-un e-mail. Trimiteți parola printr-un alt canal: prin sms, WhatsApp sau telefonic. Astfel, dacă cineva interceptează e-mailul, nu va putea face nimic doar cu linkul.

Clientul dumneavoastră deschide linkul, introduce parola și face clic pe Se încarcă sau trage fișierele în fereastră. Acesta vede doar nota dumneavoastră și butonul de încărcare, nu și ce se află deja în folder.

Pasul 5: urmărirea fișierelor primite

• În aplicația Activitate și în fila Activitate a folderului vedeți ce a fost primit și când (consultați Chat și activitate la un fișier).
• După data de expirare, linkul nu mai funcționează automat. Dacă ați terminat mai devreme, eliminați partajarea din fila Partajează a folderului, sau din secțiunile Partajări și Cereri de fișiere.
• Pregătiți pentru clientul dumneavoastră o cerere nouă pentru fiecare an sau fiecare comandă. Astfel totul rămâne ordonat și separat.

Atenție: ce încarcă clienții contează în spațiul dumneavoastră de stocare (consultați Cine folosește fișiere partajate, vă folosește spațiul de stocare). Așadar, ștergeți sau arhivați trimiterile vechi.

Mai multe informații despre cererea de fișiere propriu-zisă găsiți în Bestanden laten aanleveren: bestandsdrop en cerere de fișiere.