Διαμοιρασμός με κάποιον εκτός του οργανισμού σας

Ένας πελάτης, ο λογιστής σας ή ένας εθελοντής δεν διαθέτει λογαριασμό στο WebOké Nextcloud σας. Παρόλα αυτά, μπορείτε να συνεργαστείτε μαζί τους. Υπάρχουν δύο τρόποι.

Τρόπος 1: ένας δημόσιος σύνδεσμος (ο πιο συνηθισμένος)

Δημιουργήστε έναν δημόσιο σύνδεσμο όπως περιγράφεται στο Δημιουργία δημόσιου συνδέσμου (ανάγνωση ή επεξεργασία), προσθέστε κατά προτίμηση έναν κωδικό πρόσβασης και ημερομηνία λήξης (Συνθηματικό και ημερομηνία λήξης σε έναν σύνδεσμο) και στείλτε τον σύνδεσμο στον παραλήπτη. Αν ο παραλήπτης επιτρέπεται να συνεπεξεργάζεται, επιλέξτε Μπορεί να επεξεργαστεί.

Ο παραλήπτης κάνει κλικ στον σύνδεσμο και το έγγραφο ανοίγει στο Euro-Office μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης. Δεν χρειάζεται λογαριασμός ούτε κάποιο πρόγραμμα. Αν ο σύνδεσμος έχει κωδικό πρόσβασης, ο παραλήπτης τον συμπληρώνει πρώτα. Στη συνέχεια, το Euro-Office ζητά ένα όνομα (1). Αυτό το όνομα εμφανίζεται στις αλλαγές, στα σχόλια και στη συνομιλία. Αν ο παραλήπτης δεν συμπληρώσει τίποτα, εμφανίζεται ως Επισκέπτης.

Βρίσκεστε και εσείς ταυτόχρονα στο έγγραφο; Τότε συνεργάζεστε όπως με έναν συνάδελφο: βλέπετε αμέσως τις αλλαγές ο ένας του άλλου (βλ. Tegelijk aan een document werken).

Τρόπος 2: διαμοιρασμός μέσω της επιλογής Εξωτερικοί διαμοιρασμοί

Πληκτρολογήστε στο πεδίο κάτω από την επιλογή Εξωτερικοί διαμοιρασμοί στην πλαϊνή στήλη διαμοιρασμού μια διεύθυνση email (1) και επιλέξτε τη διεύθυνση με το εικονίδιο φακέλου από τη λίστα (2). Όπως και με έναν συνάδελφο, επιλέξτε στη συνέχεια τι επιτρέπεται να κάνει ο άλλος και κάντε κλικ στο Αποθήκευση κοινόχρηστου. Το WebOké Nextcloud σας δημιουργεί έναν προσωπικό σύνδεσμο για το συγκεκριμένο άτομο και τον αποστέλλει μέσω email. Έτσι βλέπετε στην πλαϊνή στήλη διαμοιρασμού ακριβώς με ποιον έχετε διαμοιραστεί το αρχείο και μπορείτε να διακόψετε τον διαμοιρασμό ανά άτομο.

Χρησιμοποιεί ο άλλος επίσης Nextcloud, για παράδειγμα σε μια άλλη εταιρεία; Πληκτρολογήστε τότε το ομοσπονδιακό του Cloud-ID, το οποίο μοιάζει με naam@cloud.voorbeeld.nl. Το αρχείο θα εμφανιστεί τότε απλώς στο Nextcloud του άλλου ατόμου.

Ασφαλής διαμοιρασμός με άτομα εκτός του οργανισμού σας

• Δώστε δικαιώματα επεξεργασίας μόνο όταν είναι πραγματικά απαραίτητο. Για απλή ανάγνωση αρκεί η επιλογή Μόνο για προβολή.
• Προσθέστε κωδικό πρόσβασης και ημερομηνία λήξης στον σύνδεσμο (Συνθηματικό και ημερομηνία λήξης σε έναν σύνδεσμο).
• Διαμοιραστείτε το ίδιο το αρχείο και όχι ολόκληρο τον φάκελο, εκτός αν ο άλλος επιτρέπεται πράγματι να δει τα πάντα σε αυτόν τον φάκελο.
• Χρησιμοποιήστε υδατογράφημα αν το έγγραφο είναι εμπιστευτικό (Χρήση υδατοσήμου).
• Τελειώσατε; Επιλέξτε στο μενού του συνδέσμου Αναίρεση διαμοιρασμού.

Συμβουλή: όλα παραμένουν αποθηκευμένα στο δικό σας WebOké Nextcloud, στην Ευρώπη. Δεν στέλνετε αντίγραφα, οπότε γνωρίζετε πάντα ποια είναι η τελευταία έκδοση.