Κεφάλαιο 4 · 4.11
Δημιουργία επιστολής ή προσφοράς
Σε αυτό το άρθρο θα δείτε πώς να δημιουργήσετε μια ευπρεπή επιστολή ή προσφορά χρησιμοποιώντας όλα όσα παρουσιάστηκαν σε αυτό το κεφάλαιο. Ως παράδειγμα χρησιμοποιούμε την προσφορά του WebOké.
Βήμα προς βήμα
- Επιστολόχαρτο: τοποθετήστε το λογότυπό σας στην κεφαλίδα και τη διεύθυνση, το τηλέφωνο και τον ιστότοπό σας στο υποσέλιδο. Έτσι θα εμφανίζονται σε κάθε σελίδα. Δείτε Κεφαλίδα, υποσέλιδο και αριθμοί σελίδων.
- Τίτλος και στοιχεία: πληκτρολογήστε στο επάνω μέρος τον τίτλο, το όνομα του πελάτη, την ημερομηνία και έναν αριθμό. Δώστε στον τίτλο τη μορφή Τίτλος ή μορφοποιήστε τον με μεγαλύτερο μέγεθος γραμματοσειράς στο χρώμα της επιχείρησής σας. Δείτε Μορφοποίηση κειμένου: γραμματοσειρά, μέγεθος, χρώμα και στοίχιση.
- Οι τιμές: τοποθετήστε τα στοιχεία σε έναν πίνακα με στήλες για περιγραφή, ποσότητα και τιμή. Επιλέξτε ένα πρότυπο πίνακα με έγχρωμη κεφαλίδα. Δείτε Εισαγωγή και μορφοποίηση πινάκων.
- Έλεγχος: αφήστε τον ορθογραφικό έλεγχο να παρακολουθεί το κείμενο (κόκκινες κυματιστές γραμμές) και ελέγξτε τη γλώσσα του εγγράφου. Δείτε Γλώσσα, έλεγχος ορθογραφίας και λεξικό.
- Αποστολή: κατεβάστε την προσφορά ως pdf, ώστε να εμφανίζεται ακριβώς έτσι στον πελάτη. Δείτε Λήψη ως docx, xlsx, pptx, odt ή pdf και Εκτύπωση και αποθήκευση ως pdf.
Δημιουργία ενός σταθερού προτύπου
Δημιουργείτε συχνά προσφορές ή επιστολές; Δημιουργήστε τότε μία φορά ένα έγγραφο με το επιστολόχαρτό σας και αποθηκεύστε το σε έναν φάκελο Πρότυπα στο Nextcloud σας. Για μια νέα επιστολή, ανοίξτε το πρότυπο και επιλέξτε Αρχείο και κατόπιν Αποθήκευση αντιγράφου ως. Επιλέξτε DOCX, τον φάκελο και ένα νέο όνομα. Στη συνέχεια ανοίξτε το αντίγραφο και συμπληρώστε το. Έτσι το ίδιο το πρότυπο παραμένει κενό. Μπορείτε επίσης να αντιγράψετε το πρότυπο στα Αρχεία: κάντε κλικ στις τρεις τελείες δίπλα στο όνομα και επιλέξτε Μετακίνηση ή αντιγραφή.
Συμβουλή: μοιραστείτε τον φάκελο με τα πρότυπα με τους συναδέλφους σας (δείτε Διαμοιρασμός εγγράφου με συνάδελφο). Έτσι όλοι χρησιμοποιούν το ίδιο επιστολόχαρτο.