Εύρεση και αφαίρεση διπλών πελατών

Αν συγχωνεύσετε δύο λίστες διευθύνσεων, ή εξάγετε δεδομένα δύο φορές από το ηλεκτρονικό σας κατάστημα, ορισμένοι πελάτες θα εμφανίζονται διπλά. Στο παράδειγμά μας, τα τιμολόγια του κομμωτηρίου Kapsalon Knip και του αρτοποιείου Bakkerij Van Dijk εμφανίζονται δύο φορές. Δείτε πώς θα τα εντοπίσετε και θα τα αφαιρέσετε.

Βήμα 1: πρώτα εξετάστε τα δεδομένα

Μην αφαιρείτε ποτέ στα τυφλά. Κάντε πρώτα τις διπλές τιμές να ξεχωρίζουν:

1. Επιλέξτε τη στήλη στην οποία θέλετε να αναζητήσετε διπλότυπα, για παράδειγμα τις διευθύνσεις email.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική στην επιλογή Μορφοποίηση υπό όρους (έτσι ονομάζεται η μορφοποίηση υπό όρους στο Euro-Office) και επιλέξτε Αντίγραφο/Μοναδικό.
3. Επιλέξτε ένα χρώμα. Τώρα θα δείτε με μια ματιά ποιες τιμές εμφανίζονται περισσότερες φορές. Ταξινομήστε κατά αυτή τη στήλη για να τις τοποθετήσετε η μία κάτω από την άλλη.

Βήμα 2: αφαίρεση

1. Επιλέξτε ολόκληρο τον πίνακα, συμπεριλαμβανομένων των κεφαλίδων.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα στην επιλογή Αφαίρεση διπλότυπων.
3. Αφήστε επιλεγμένο το Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες.
4. Στο πεδίο Στήλες, επιλέξτε μόνο τις στήλες που καθορίζουν μαζί τι θεωρείται διπλότυπο. Αν επιλέξετε όλες, τότε μια ολόκληρη γραμμή πρέπει να είναι ακριβώς ίδια. Αν επιλέξετε μόνο το Email, τότε θα παραμείνει μία γραμμή ανά διεύθυνση email.
5. Κάντε κλικ στο OK. Το Euro-Office θα σας ενημερώσει πόσες διπλές γραμμές αφαιρέθηκαν.

Παγίδες

• Η πρώτη γραμμή παραμένει, οι επόμενες αφαιρούνται. Αν θέλετε αντίθετα να κρατήσετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα, ταξινομήστε πρώτα κατά ημερομηνία, με τα πιο πρόσφατα στην κορυφή.
• Τα "Jan de Vries" και "jan de vries " (με κενό) είναι διαφορετικά για το υπολογιστικό φύλλο. Καθαρίστε πρώτα τα κενά με τη συνάρτηση TRIM (δείτε Η VLOOKUP επιστρέφει #N/A: πώς να το λύσετε).
• Κάτι πήγε στραβά; Πατήστε αμέσως Ctrl + Z. Αργότερα μπορείτε να το κάνετε μέσω του ιστορικού εκδόσεων του αρχείου.