Χρήστες και ομάδες για το Office διαχείριση

Ως διαχειριστής καθορίζετε ποιος εργάζεται στο WebOké Nextcloud σας και ποιος μπορεί να εργαστεί με το Euro-Office. Αυτό το κάνετε στο Mijn WebOké, στη Διαχείριση χρηστών του πακέτου Nextcloud σας.

Πώς λειτουργεί η άδεια Office Suite

Μια άδεια Office Suite στο Nextcloud αντιστοιχεί σε συμμετοχή στην ομάδα office. Μόνο τα μέλη αυτής της ομάδας μπορούν να ανοίγουν αρχεία στο Euro-Office. Αν ενεργοποιήσετε στη Διαχείριση χρηστών τον διακόπτη Office Suite, κάνουμε τον χρήστη μέλος αυτής της ομάδας. Αν τον απενεργοποιήσετε, τον αφαιρούμε και η άδεια ελευθερώνεται.

Κάθε χρήστης μπορεί να δει ο ίδιος αν διαθέτει άδεια. Στο Nextcloud κάνετε κλικ επάνω δεξιά στη φωτογραφία προφίλ σας και επιλέγετε Ρυθμίσεις. Στο κάτω μέρος της σελίδας Profile & contact, στο Your groups, αναφέρεται σε ποιες ομάδες ανήκετε. Αν εκεί αναγράφεται office (1), τότε διαθέτετε άδεια Office Suite.

Προσοχή: χορηγήστε πρόσβαση στο Office πάντα μέσω του διακόπτη στο Mijn WebOké, και όχι προσθέτοντας κάποιον με άλλο τρόπο στην ομάδα office. Μόνο έτσι είναι σωστή η καταμέτρηση των αδειών σας.

Προσθήκη χρήστη

1. Στο Mijn WebOké πηγαίνετε στα Τα προϊόντα μου, κάνετε κλικ στο πακέτο Nextcloud σας στη Διαχείριση και μεταβαίνετε στη Διαχείριση χρηστών.
2. Κάντε κλικ στο Προσθήκη χρήστη.
3. Συμπληρώστε το Όνομα χρήστη. Με αυτό ο χρήστης συνδέεται. Χρησιμοποιήστε πεζά γράμματα, αριθμούς, τελεία ή παύλα. Το όνομα χρήστη δεν μπορεί να αλλάξει αργότερα.
4. Συμπληρώστε το Εμφανιζόμενο όνομα και τη Διεύθυνση email.
5. Επιλέξτε ένα Συνθηματικό τουλάχιστον 10 χαρακτήρων, με τουλάχιστον έναν αριθμό και έναν ειδικό χαρακτήρα, ή κάντε κλικ στο Δημιουργία. Μοιραστείτε το συνθηματικό με ασφαλή τρόπο με τον χρήστη.
6. Χρειάζεται ο χρήστης να εργάζεται με το Euro-Office; Επιλέξτε Ανάθεση άδειας Office Suite.
7. Κάντε κλικ στο Δημιουργία χρήστη.

Έχετε φτάσει στον μέγιστο αριθμό χρηστών ή αδειών του πακέτου σας; Τότε θα λάβετε σχετική ειδοποίηση. Αυξήστε τον αριθμό στις Ρυθμιζόμενες επιλογές, δείτε Παραγγελία αδειών Office και ανάθεσή τους σε χρήστες.

Διαχείριση χρήστη

Στη Διαχείριση χρηστών βλέπετε για κάθε χρήστη, μεταξύ άλλων, αν είναι ενεργός, αν διαθέτει Office Suite και πότε συνδέθηκε τελευταία φορά. Μέσω του μενού ενεργειών δίπλα σε έναν χρήστη επιλέγετε:

• Αλλαγή κωδικού πρόσβασης: για παράδειγμα όταν κάποιος έχει χάσει το συνθηματικό του.
• Απενεργοποίηση και Ενεργοποίηση: για να αφαιρέσετε προσωρινά την πρόσβαση κάποιου, χωρίς να διαγράψετε τίποτα.
• Διαγραφή: για οριστική διαγραφή του χρήστη.

Το εμφανιζόμενο όνομα και τη διεύθυνση email τα προσαρμόζετε απευθείας στη γραμμή του χρήστη: αλλάξτε το όνομα ή τη διεύθυνση και κάντε κλικ στο Αποθήκευση.

Προσοχή: με τη Διαγραφή διαγράφονται οριστικά όλα τα αρχεία, τα ημερολόγια και οι επαφές αυτού του χρήστη. Αυτή η ενέργεια δεν μπορεί να αναιρεθεί. Φροντίστε λοιπόν να τοποθετήσετε πρώτα σημαντικά αρχεία κάπου αλλού, για παράδειγμα μοιράζοντάς τα με έναν συνάδελφο που θα τα αντιγράψει σε δικό του φάκελο.

Κάποιος αποχωρεί ή δεν χρειάζεται πια το Office

• Κάποιος δεν χρειάζεται πια το Euro-Office, αλλά συνεχίζει να χρησιμοποιεί το Nextcloud; Απενεργοποιήστε τότε μόνο τον διακόπτη Office Suite. Η άδεια ελευθερώνεται για κάποιον άλλον.
• Κάποιος αποχωρεί; Απενεργοποιήστε πρώτα τον χρήστη. Διαγράψτε τον μόνο αφού βεβαιωθείτε ότι όλα τα αρχεία είναι ασφαλή.

Συνεργασία σε ομάδες

Θέλετε μια ομάδα να εργάζεται μαζί στα ίδια έγγραφα; Δημιουργήστε έναν κοινόχρηστο φάκελο και μοιραστείτε τον με τους συναδέλφους που πρέπει να εργαστούν σε αυτόν. Όλοι όσοι διαθέτουν άδεια Office Suite μπορούν τότε να ανοίγουν τα έγγραφα αυτού του φακέλου στο Euro-Office και να τα επεξεργάζονται από κοινού. Πώς λειτουργεί η κοινή χρήση, διαβάστε στο Διαμοιρασμός εγγράφου με συνάδελφο. Πώς εργάζεστε ταυτόχρονα σε ένα έγγραφο, διαβάστε στο Tegelijk aan een document werken.