Useamman työarkin kokonaiskatsaus: menot, tulot ja saldo

Moni pitää menoja ja tuloja kirjaa erillisillä työarkeilla. Hyvä niin, sillä näin kukin lista pysyy selkeänä. Mutta sen jälkeen haluat nähdä yhdestä paikasta, kuinka paljon rahaa tuli sisään, kuinka paljon meni ulos ja mitä jää käteen. Tämä onnistuu kolmannella työarkilla, joka hakee summat muilta työarkeilta. Jos myöhemmin muutat jotain summaa, yhteenveto päivittyy heti oikein.

Esimerkkinä käytämme WebOkén asiakkaan, Bloemisterij Het Zonnetjen, vuosilukuja. Käytössä on kolme työarkkia: Uitgaven, Inkomsten ja Overzicht.

Vaihe 1: työarkki Uitgaven

1. Luo uusi laskentataulukko ja nimeä ensimmäinen työarkki Uitgaven: napsauta hiiren oikealla painikkeella alareunan välilehteä ja valitse Nimeä uudelleen (katso Työarkkien hallinta).
2. Kirjoita soluun A2 Post ja soluun B2 Bedrag. Lisää alle, soluihin A3-B11, menosi: vuokra, energia, ostot, vakuutukset, WebOké Nextcloud-tilisi ja niin edelleen.
3. Kirjoita soluun A12 Totaal ja soluun B12 kaava =SUMMA(B3:B11).

Vinkki: jätä muutama tyhjä rivi summarivin yläpuolelle. Jos lisäät myöhemmin uuden erän johonkin tällaiseen tyhjään riviin, SUMMA laskee sen automaattisesti mukaan. Jos lisäät kokonaisen rivin alueen sisään, alue kasvaa myös automaattisesti.

Vaihe 2: työarkki Inkomsten

Napsauta alareunassa plus-merkkiä uutta työarkkia varten ja nimeä se Inkomsten. Tee rakenne täsmälleen samanlaiseksi kuin Uitgaven-arkissa: erät soluissa A3-A11, summat sarakkeessa B ja solussa B12 taas =SUMMA(B3:B11). Sama rakenne helpottaa myöhempää yhteenvetoa: molempien työarkkien yhteissumma on solussa B12.

Vaihe 3: työarkki Overzicht

1. Luo kolmas työarkki ja nimeä se Overzicht.
2. Kirjoita soluun A3 Inkomsten, soluun A4 Uitgaven ja soluun A5 Saldo.
3. Kirjoita soluun B3 kaava =Inkomsten!B12. Tämä tarkoittaa työarkin Inkomsten solun B12 arvoa. Huutomerkki erottaa työarkin nimen solusta.
4. Kirjoita soluun B4 =Uitgaven!B12.
5. Kirjoita soluun B5 =B3-B4: tulot miinus menot.

Viittausta ei tarvitse kirjoittaa itse. Kirjoita soluun B3 on-yhtäsuuri kuin merkki, napsauta alareunassa työarkkia Inkomsten, napsauta solua B12 ja paina Enter. Euro-Office lisää viittauksen kaavaan automaattisesti ja palaa takaisin yhteenvetoarkkiin.

Nimet, joissa on välilyönti

Jos työarkin nimi on Uitgaven 2027, eli siinä on välilyönti, laita nimi yksinkertaisten lainausmerkkien sisään: ='Uitgaven 2027'!B12. Ilman välilyöntiä lainausmerkit saa käyttää myös (='Uitgaven'!B12); Euro-Office jättää ne silloin itse pois. Jos napsautat solua kirjoittamisen sijaan, Euro-Office lisää lainausmerkit automaattisesti oikein.

Laajentaminen: kuukausittain tai kategorioittain

• Prosenttiosuus: kirjoita soluun C4 =B4/B3 ja anna solulle muotoilu Prosenttia. Näin näet, kuinka suuri osa tuloista kuluu menoihin.
• Kategorioittain: lisää työarkilla Uitgaven sarakkeeseen C kategoria (esimerkiksi Huisvesting, Inkoop, Auto). Yhteenvetoarkilla kaava =SUMMA.JOS(Uitgaven!C3:C11;"Inkoop";Uitgaven!B3:B11) laskee yhteen vain ostot.
• Sama solu monella työarkilla: jos sinulla on kaksitoista työarkkia, Januari-December, ja jokaisessa yhteissumma solussa B12, kaava =SUMMA(Januari:December!B12) laskee ne kaikki yhdellä kertaa. Työarkkien täytyy tällöin olla peräkkäin, siinä järjestyksessä.

Sudenkuopat

• #REF! yhteenvetoarkilla: olet poistanut työarkin tai rivin, johon kaava viittasi. Aseta viittaus uudelleen.
• Työarkki nimetty uudelleen? Ei hätää: Euro-Office päivittää kaavat yhteenvetoarkilla automaattisesti.
• Yhteissumma siirtynyt? Jos lisäät rivin summarivin yläpuolelle, yhteissumma siirtyy soluun B13 ja viittaus yhteenvetoarkilla siirtyy siististi mukana. Jos kirjoitat viittauksen jälkikäteen uudelleen, tarkista huolella, missä yhteissumma nyt sijaitsee.
• Summa ei lasketa mukaan? Jos summa on solussa vasemmalla, se on tekstiä. Katso Lukujen, päivämäärien ja valuutan muotoilu.

Vinkki: jos työskentelet tämän tiedoston kanssa useamman henkilön kanssa, suojaa yhteenvetoarkin kaavat, jotta kukaan ei vahingossa kirjoita niiden päälle. Katso Kaavojen suojaaminen jaetussa laskentataulukossa.