Kommenttien ja muutosten poistaminen ennen asiakirjan lähettämistä

Asiakirjassa, jonka parissa tiimi on työskennellyt, on usein kommentteja ("onko tämä hinta oikein?") ja tarkastettuja muutoksia. Jos lähetät sen sellaisenaan asiakkaalle, hän näkee kaiken. Näin siivoat asiakirjan.

Vaihe 1: kaikkien muutosten käsittely

1. Siirry välilehdelle Yhteistoiminta.
2. Napsauta nuolta kohdassa Hyväksy ja valitse Hyväksy kaikki muutokset. Jos et halua niitä, valitse kohdassa Hylkää vaihtoehto Hylkää kaikki muutokset.
3. Sammuta Tarkasta, jotta uusia muutoksia ei enää synny.

Vaihe 2: kommenttien poistaminen

Napsauta välilehdellä Yhteistoiminta painiketta, jolla poistat kommentit (1), ja valitse Poista kaikki kommentit. Jos haluat poistaa vain omat kommenttisi, valitse Poista minun kommenttini.

Vaihe 3: tarkistaminen

Valitse kohdassa Näyttötila asetus Lopullinen ja lue asiakirja vielä kerran läpi. Avaa myös vasemmalla oleva kommenttipaneeli ja tarkista, että se on tyhjä.

Vielä varmemmin: lähetä PDF

Haluatko olla varma, ettei mikään ylimääräinen kulkeudu mukana ja ettei asiakas voi muuttaa mitään? Lähetä PDF: Tiedosto, Lataa kuten ja valitse PDF. Voit myös luoda PDF-tiedoston Nextcloudiisi komennolla Tallenna kopio nimellä ja jakaa sen linkillä.

Sudenkuopat

• Poistetut kommentit katoavat asiakirjasta pysyvästi. Jos haluat säilyttää ne, tee ensin kopio.
• Vanhempi versio kaikkine kommentteineen jää tiedoston versiohistoriaan. Jos jaat itse tiedoston asiakkaalle, hän pääsee käsiksi myös versiohistoriaan muokkausoikeuksin. Jaa siksi kopio tai PDF.