Deling med noen utenfor organisasjonen din

En kunde, regnskapsføreren din eller en frivillig har ikke konto i din WebOké Nextcloud. Likevel kan du samarbeide med dem. Det finnes to måter.

Metode 1: en offentlig lenke (mest brukt)

Lag en offentlig lenke som beskrevet i Opprette en offentlig kobling (lese eller redigere), sett helst et passord og en utløpsdato på den (Passord og utløpsdato på en lenke), og send lenken til mottakeren. Skal mottakeren også kunne skrive i dokumentet, velg Kan redigere.

Mottakeren klikker på lenken, og dokumentet åpnes i Euro-Office i nettleseren. Det kreves ingen konto eller program. Hvis lenken har et passord, fyller mottakeren inn dette først. Deretter ber Euro-Office om et navn (1). Dette navnet vises ved endringer, kommentarer og i chatten. Fyller ikke mottakeren inn noe, vises personen som Gjest.

Er du selv inne i dokumentet samtidig? Da samarbeider du på samme måte som med en kollega: du ser hverandres endringer med en gang (se Samarbeide om et dokument samtidig).

Metode 2: deling via Ekstern deling

Skriv inn en e-postadresse (1) i feltet under Ekstern deling i sidepanelet for deling, og velg adressen med konvoluttikonet fra listen (2). Akkurat som med en kollega velger du deretter hva den andre skal få lov til, og klikker på Lagre delt ressurs. Din WebOké Nextcloud lager en personlig lenke til vedkommende og sender den på e-post. Slik ser du nøyaktig i sidepanelet for deling hvem du har delt filen med, og du kan oppheve delingen per person.

Bruker den andre også Nextcloud, for eksempel hos en annen bedrift? Skriv da inn vedkommendes føderative Sky-ID, som ser ut som navn@cloud.eksempel.no. Filen dukker da ganske enkelt opp i den andres Nextcloud.

Trygg deling med personer utenfor organisasjonen din

• Gi kun redigeringsrettigheter når det virkelig er nødvendig. Til gjennomlesing er Kun se nok.
• Sett et passord og en utløpsdato på lenken (Passord og utløpsdato på en lenke).
• Del selve filen og ikke en hel mappe, med mindre den andre virkelig skal kunne se alt i mappen.
• Bruk et vannmerke hvis dokumentet er konfidensielt (Bruke et vannmerke).
• Ferdig? Velg Opphev deling i menyen til lenken.

Tips: alt forblir i din egen WebOké Nextcloud, i Europa. Du sender ikke rundt kopier, så du vet alltid hvilken versjon som er den nyeste.