Creare lettere da una lista di indirizzi

Un invito, un promemoria o una newsletter per tutti i Suoi clienti, con il nome e l'indirizzo corretti su ogni lettera. Digitare ogni lettera separatamente richiede molto lavoro. Con Stampa unione, Euro-Office crea tutte le lettere in un'unica operazione a partire da un foglio di calcolo con gli indirizzi.

Di cosa ha bisogno?

• Un foglio di calcolo (xlsx) nel Suo WebOké Nextcloud con nella prima riga i nomi delle colonne, ad esempio Intestazione, Nome, Azienda, Indirizzo, Codice postale, Città. Ogni riga successiva corrisponde a un destinatario.
• Una lettera (docx) con il testo fisso.

Passo 1: collegare la lista degli indirizzi

1. Apra la lettera.
2. Vada alla scheda Collaborazione e faccia clic su Stampa unione (1).
3. Scelga Da spazio di archiviazione per selezionare la lista degli indirizzi dal Suo Nextcloud, Da file per un file sul Suo computer, oppure Da URL per un file presente su internet.

A destra compaiono le Impostazioni stampa unione. Con Modifica lista dei destinatari può selezionare o deselezionare i destinatari.

Passo 2: inserire i campi nella lettera

1. Posizioni il cursore nel punto in cui deve comparire il nome.
2. Faccia clic a destra su Inserisci campo unione e scelga Nome.
3. Proceda allo stesso modo per Azienda, Indirizzo, Codice postale e Città. Inserisca Lei stesso gli spazi e gli a capo tra i campi, e digiti ad esempio una virgola dopo l'intestazione.

Passo 3: controllare e unire

1. Faccia clic su Anteprima dei risultati. Con le frecce può scorrere le lettere per destinatario.
2. In Unisci a, scelga cosa desidera ottenere: un unico PDF con tutte le lettere pronto per la stampa, un Docx da rivedere ancora, oppure Email.
3. Scelga se desidera tutti i record oppure solo una parte, quindi faccia clic su Scarica o Salva.

Insidie e limitazioni

• Euro-Office unisce al massimo 100 destinatari per volta. Se ne ha di più, proceda per lotti (record da 1 a 100, da 101 a 200) usando Da e A.
• La Stampa unione funziona nel browser, nel Suo WebOké Nextcloud.
• Euro-Office non può creare etichette per indirizzi (più indirizzi su un unico foglio): ogni lettera riceve un solo destinatario. Un'alternativa valida: crei le etichette in un foglio di calcolo con gli indirizzi disposti in una griglia adatta al Suo foglio di etichette, oppure utilizzi un programma per etichette del produttore delle Sue etichette.
• Un codice postale senza lo zero iniziale o un importo che appare in modo strano nella lettera? Controlli la formattazione dei numeri nel foglio di calcolo (si veda Mantenere lo zero iniziale in un numero di telefono o codice postale).