Brugere og grupper for Office administrere

Som administrator bestemmer du hvem der arbejder i din WebOké Nextcloud, og hvem der må arbejde med Euro-Office. Det gør du i Mit WebOké, under Brugeradministration af din Nextcloud-pakke.

Sådan fungerer Office Suite-licensen

En Office Suite-licens er i Nextcloud et medlemskab af gruppen office. Kun medlemmer af den gruppe kan åbne filer i Euro-Office. Tænder du for kontakten Office Suite i Brugeradministration, gør vi brugeren til medlem af den gruppe. Slukker du for den, fjerner vi brugeren igen, og licensen bliver ledig.

Alle brugere kan selv se om de har en licens. I Nextcloud klikker du øverst til højre på dit profilbillede og vælger Indstillinger. Nederst på siden Profile & contact står der under Your groups hvilke grupper du er medlem af. Står office der (1), har du en Office Suite-licens.

Bemærk: giv altid Office via kontakten i Mit WebOké, og ikke ved at tilføje nogen til gruppen office på anden vis. Kun sådan er optællingen af dine licenser korrekt.

Tilføje en bruger

1. Gå i Mit WebOké til Mine produkter, klik på Administration ved din Nextcloud-pakke og scroll til Brugeradministration.
2. Klik på Tilføj bruger.
3. Udfyld Brugernavn. Hermed logger brugeren ind. Brug små bogstaver, tal, et punktum eller en bindestreg. Du kan ikke ændre brugernavnet senere.
4. Udfyld Visningsnavn og Mailadresse.
5. Vælg en Adgangskode på mindst 10 tegn, med mindst ét tal og ét specialtegn, eller klik på Generér. Del adgangskoden sikkert med brugeren.
6. Skal brugeren arbejde med Euro-Office? Markér Tildel Office Suite-licens.
7. Klik på Opret bruger.

Har du nået det maksimale antal brugere eller licenser i din pakke? Så får du en besked om det. Forhøj antallet under Konfigurerbare tilvalg, se Office-licenser bestille og tildele til brugere.

Administrere en bruger

I Brugeradministration kan du for hver bruger blandt andet se om vedkommende er aktiv, om de har Office Suite, og hvornår de sidst har logget ind. Via menuen med handlinger ved en bruger kan du vælge:

• Skift adgangskode: for eksempel hvis nogen har glemt deres adgangskode.
• Deaktiver og Aktiver: nægte nogen midlertidig adgang, uden at slette noget.
• Slet: slette brugeren permanent.

Visningsnavnet og mailadressen ændrer du direkte i brugerens række: ret navnet eller adressen og klik på Gem.

Bemærk: ved Slet bliver alle filer, kalendere og kontakter tilhørende den bruger slettet permanent. Dette kan ikke fortrydes. Sørg derfor for at placere vigtige filer et andet sted først, for eksempel ved at dele dem med en kollega som kopierer dem til sin egen mappe.

Nogen holder op eller har ikke længere brug for Office

• Har nogen ikke længere brug for Euro-Office, men stadig for Nextcloud? Sluk da kun for kontakten Office Suite. Licensen bliver ledig til en anden.
• Holder nogen op? Deaktiver brugeren først. Slet først vedkommende når du er sikker på at alle filer er i sikkerhed.

Samarbejde i grupper

Vil du have at et team arbejder sammen på de samme dokumenter? Opret da en delt mappe og del den med de kolleger der skal arbejde i den. Alle med en Office Suite-licens kan derefter åbne dokumenterne i den mappe i Euro-Office og redigere dem sammen. Hvordan deling fungerer, kan du læse i Del et dokument med en kollega. Hvordan du arbejder samtidig i et dokument, kan du læse i Samtidig arbejde i et dokument.