Kolēģis aiziet: droša datņu, kalendāra un koplietoto mapju pārņemšana

Jautājums: "Darbinieks pamet darbu. Kā nodrošināt, lai mēs paturētu viņa datnes, kalendāru un koplietotās mapes, un lai viņam pēc tam vairs nebūtu pieejas?"

Veiciet darbības šādā secībā. Svarīgākais noteikums: izdzēsiet lietotāju tikai tad, kad viss ir pārņemts. Izdzēsts lietotājs kopā ar visām savām datnēm, kalendāriem un kontaktiem pazūd neatgriezeniski.

1. solis: nodošana, kamēr kolēģis vēl ir pieejams

1. Kolēģis nodod savas datnes, izmantojot Iestatījumi, Koplietošana, bloku Datnes: pie Bestand of map om over te dragen izvēlieties galveno mapi vai svarīgās mapes, pie Nieuwe eigenaar izvēlieties pēcteci un noklikšķiniet Nodot. Skatiet Nodot īpašumtiesības, ja kolēģis aiziet.
2. Pēctecis apstiprina nodošanu, izmantojot paziņojumu Nextcloud vidē.
3. Kalendārus un adrešu grāmatas pēctecis pārņem, ļaujot tos koplietot vai eksportējot un importējot. Skatiet Kalendāru koplietošana, publiskošana un ievietošana savā tīmekļa vietnē un Kontakti: izveide, grupas, importēšana un eksportēšana.
4. Sarunām Talk lietotnē, Deck dēļiem un formām, kuru īpašnieks viņš ir: piešķiriet pārvaldības tiesības arī kādam citam.

2. solis: piekļuves slēgšana

1. Dodieties kā administrators uz Mani WebOké, Mani produkti un sava Nextcloud pakotni.
2. Pie attiecīgā lietotāja blokā Lietotāju pārvaldība izvēlieties Deaktivēt. Tad kolēģis vairs nevarēs pieteikties sistēmā, bet viņa dati paliks saglabāti.
3. Ļaujiet viņam izlogoties no saviem ierīcēm, vai atsauciet viņa ierīču piekļuvi. Skatiet Ierīces un sesijas apskatīt, atsaukt vai attālināti dzēst.

3. solis: vai kolēģis jau ir aizgājis?

Ja kolēģis vairs neko nav varējis nodot, Jūs kā administrators varat pats nodrošināt datņu drošību:

1. Vispirms atkal aktivizējiet lietotāju, ja bijāt to deaktivējis.
2. Vietnē Mani WebOké pie attiecīgā lietotāja izvēlieties Mainīt paroli un iestatiet jaunu paroli.
3. Pieteikšanās kods pa e-pastu tiek nosūtīts uz lietotāja e-pasta adresi. Ja Jums nav piekļuves tai, mainiet e-pasta adresi, izmantojot Rediģēt datus, vai lūdziet palīdzību WebOké atbalsta dienestam.
4. Piesakieties sistēmā kā šis lietotājs un nododiet datnes, kā aprakstīts 1. solī.
5. Pēc tam atkal deaktivējiet lietotāju.

Ņemiet vērā: piesakieties (bijušā) darbinieka kontā tikai tad, ja tas atbilst Jūsu uzņēmuma vienošanām un privātuma noteikumiem. Ja šaubāties, vispirms to pārrunājiet.

4. solis: sakārtošana

• Pārbaudiet, vai visas svarīgās datnes ir nonākušas pie pēcteča un vai koplietotās mapes joprojām darbojas pārējai komandai.
• Tikai pēc tam vietnē Mani WebOké pie attiecīgā lietotāja izvēlieties Izdzēst. Šo darbību nevar atsaukt.
• Vai ir jauns kolēģis? Izveidojiet jaunu lietotāju, un, ja Jūsu pakotnē ir Birojs, no jauna piešķiriet Office licenci.

Padoms: šāda veida darbus var novērst ar komandu mapēm: tās pieder komandai, nevis vienai personai. Skatiet Komandas mapes: kopīga mape, kas pieder komandai un Een verenigings- of gezinsmap die niet verdwijnt als iemand stopt.