Správa uživatelů a skupin pro Office

Jako správce určujete, kdo pracuje ve Vaší WebOké Nextcloud a kdo smí pracovat s Euro-Office. To děláte v Mijn WebOké, v části Správa uživatelů Vašeho balíčku Nextcloud.

Jak funguje licence Office Suite

Licence Office Suite znamená v Nextcloud členství ve skupině office. Pouze členové této skupiny mohou otevírat soubory v Euro-Office. Pokud ve Správě uživatelů zapnete přepínač Office Suite, uděláme z daného uživatele člena této skupiny. Pokud ho vypnete, odebereme ho a licence se uvolní.

Každý uživatel si sám může zjistit, zda má licenci. V Nextcloud klikněte vpravo nahoře na svou profilovou fotografii a zvolte Nastavení. Dole na stránce Profile & contact je u Your groups uvedeno, ve kterých skupinách se nacházíte. Pokud je mezi nimi uvedeno office (1), máte licenci Office Suite.

Pozor: licenci Office přidělujte vždy pomocí přepínače v Mijn WebOké, nikdy tím, že někoho jiným způsobem přidáte do skupiny office. Pouze tak bude počítání Vašich licencí správné.

Přidání uživatele

1. V Mijn WebOké přejděte na Moje produkty, u svého balíčku Nextcloud klikněte na Správa a přejděte dolů na Správa uživatelů.
2. Klikněte na Přidat uživatele.
3. Vyplňte Uživatelské jméno. Pod ním se uživatel bude přihlašovat. Použijte malá písmena, číslice, tečku nebo pomlčku. Uživatelské jméno později nelze změnit.
4. Vyplňte Zobrazované jméno a E-mailovou adresu.
5. Zvolte Heslo s minimálně 10 znaky, obsahující alespoň jednu číslici a jeden speciální znak, nebo klikněte na Vygenerovat. Heslo s uživatelem sdílejte bezpečným způsobem.
6. Má uživatel pracovat s Euro-Office? Zaškrtněte Přidělit licenci Office Suite.
7. Klikněte na Vytvořit uživatele.

Dosáhli jste maximálního počtu uživatelů nebo licencí Vašeho balíčku? V takovém případě se zobrazí upozornění. Počet navyšte u Konfigurovatelné možnosti, viz Objednání licencí Office a jejich přidělení uživatelům.

Správa uživatele

Ve Správě uživatelů vidíte u každého uživatele mimo jiné, zda je aktivní, zda má Office Suite a kdy se naposledy přihlásil. V nabídce akcí u uživatele můžete zvolit:

• Změnit heslo: například pokud někdo zapomněl heslo.
• Deaktivovat a Aktivovat: dočasně někomu zamezit přístup, aniž by se cokoli smazalo.
• Smazat: uživatele natrvalo odstranit.

Zobrazované jméno a e-mailovou adresu upravíte přímo v řádku uživatele: změňte jméno nebo adresu a klikněte na Uložit.

Pozor: při volbě Smazat budou natrvalo odstraněny všechny soubory, kalendáře a kontakty daného uživatele. Tuto akci nelze vrátit zpět. Důležité soubory proto nejprve uložte jinam, například tak, že je sdílíte s kolegou, který si je zkopíruje do vlastní složky.

Někdo odchází nebo již Office nepotřebuje

• Nepotřebuje už někdo Euro-Office, ale Nextcloud ano? Vypněte pouze přepínač Office Suite. Licence se uvolní pro někoho jiného.
• Někdo odchází? Nejprve uživatele deaktivujte. Smažte ho až ve chvíli, kdy máte jistotu, že jsou všechny soubory v bezpečí.

Spolupráce ve skupinách

Chcete, aby tým společně pracoval na stejných dokumentech? Vytvořte sdílenou složku a sdílejte ji s kolegy, kteří v ní mají pracovat. Každý, kdo má licenci Office Suite, pak může dokumenty v této složce otevírat v Euro-Office a společně je upravovat. Jak funguje sdílení, se dočtete v Sdílení dokumentu s kolegou. Jak pracovat v dokumentu současně s ostatními, se dočtete v Současná práce na dokumentu.