Kapitola 15 · 15.8
Vyhledání a odstranění duplicitních zákazníků
Pokud sloučíte dva seznamy adres nebo exportujete data z e-shopu dvakrát, objeví se zákazníci v tabulce duplicitně. V našem příkladu jsou faktury Kapsalon Knip a Bakkerij Van Dijk uvedeny dvakrát. Zde je návod, jak je najít a odstranit.
Krok 1: nejprve zkontrolovat
Nikdy nemažte naslepo. Nejprve si nechte duplicitní hodnoty zvýraznit:
- Vyberte sloupec, ve kterém hledáte duplicity, například e-mailové adresy.
- Na kartě Domů klikněte na Podmíněné formátování (tak se v Euro-Office nazývá podmíněné formátování) a zvolte Duplikovat/Neopakující se.
- Vyberte barvu. Nyní na první pohled uvidíte, které hodnoty se vyskytují vícekrát. Seřaďte podle tohoto sloupce, abyste je měli pod sebou.
Krok 2: odstranění
- Vyberte celou tabulku včetně záhlaví.
- Na kartě Data klikněte na Odebrat duplicity.
- Ponechte zaškrtnutou možnost Data mají záhlaví.
- U Sloupce zaškrtněte pouze sloupce, které společně určují, co je duplicitní. Pokud zvolíte vše, musí se celý řádek přesně shodovat. Pokud zvolíte pouze E-mail, zůstane pro každou e-mailovou adresu jeden řádek.
- Klikněte na OK. Euro-Office oznámí, kolik duplicitních řádků odstranil.
Úskalí
- První řádek zůstane zachován, pozdější se odstraní. Pokud chcete naopak zachovat nejnovější údaje, nejprve seřaďte podle data, nejnovější nahoře.
- "Jan de Vries" a "jan de vries " (s mezerou) jsou pro tabulkový procesor odlišné hodnoty. Nejprve odstraňte mezery pomocí funkce PROČISTIT (viz SVYHLEDAT vrací #N/A: jak to vyřešit).
- Stalo se něco špatně? Okamžitě stiskněte Ctrl + Z. Později to lze vrátit přes historii verzí souboru.