Прикачени файлове и големи файлове

Модул 3: Писане на поща · Време за четене: 11 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да изчислите дали файловете се побират в едно писмо, ще разбирате защо прикаченият файл става по-голям при изпращане и при големи файлове ще избирате правилния път: смаляване, преобразуване или линк за споделяне.

Основни понятия: MIME, base64, ограничение за размер на писмото, максимален размер на прикачен файл, получаващ сървър, линк за споделяне, срок на валидност, pdf, смаляване на снимка, напомняне за прикачени файлове, vCard

Прикаченият файл се е превърнал в текст

Електронната поща някога е създадена за обикновен текст. Една снимка, pdf или електронна таблица се състои от произволни байтове и те не могат просто така да бъдат изпратени. Затова съществува MIME: споразумение, което разделя писмото на части, като всяка част има заглавен ред (хедър), който казва какво представлява тя (например Content-Type: application/pdf) и как е опакована. За файловете тази опаковка почти винаги е base64.

Base64 превръща всеки 3 байта от Вашия файл в 4 четими знака (RFC 2045). Затова резултатът е приблизително с една трета по-голям от оригинала. Снимка от 3 MB заема в писмото около 4 MB. Ето как изглежда началото на такъв прикачен файл, когато разгледате източника на писмо:

Content-Type: application/pdf; name="оферта-сватба.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="оферта-сватба.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Всеки ред от тази бъркотия е част от Вашия pdf. Получателят не вижда нищо от това: неговата пощенска програма го превръща обратно в оригиналния файл.

Изчисление: побира ли се в едно писмо?

Всеки пощенски сървър има ограничение за размер на писмото: най-голямото писмо, което приема, измерено след опаковането. При WebOké то е 50 MB на писмо, на всички пощенски сървъри. Тъй като base64 прави всичко с една трета по-голямо, в едно писмо се побират около 36 MB прикачени файлове. Това число виждате и в уеб пощата като максимален размер на файла при прикачване.

Практическото правило, за да изчислите сами:

1. Съберете размера на всички прикачени файлове.
2. Ако сборът е повече от около 36 MB, той не се побира в едно писмо при WebOké.
3. Ако е по-малко, се побира на Вашия сървър. Но това е само половината от историята.

Другата половина е получаващият сървър. Той също има ограничение за размер на писмото и то често е по-ниско от 50 MB. Много услуги приемат писма до около 20 до 25 MB, но това е различно при различните услуги и може да се промени. Ако писмото Ви е твърде голямо за получателя, ще получите обратно съобщение за грешка, често с код като 552 или с думите "message too big" или "message size exceeds". Тогава писмото Ви е изпратено, но не е пристигнало.

Затова второ, по-предпазливо правило: над 15 до 20 MB прикачени файлове за човек извън Вашата организация е по-добре да изберете линк за споделяне. Така няма нужда да гадаете.

Имайте предвид и следното: писмо с големи прикачени файлове ще остане в папката Изпратени при Вас и в пощенската кутия на получателя. То се отчита в хранилището и на двамата (урок 5.4). Ако изпратите един и същ файл от 20 MB на петима души, той ще се съхранява пет пъти при получателите и един път при Вас.

Смаляване: първо най-голямата печалба

Преди да създадете линк за споделяне, проверете дали файлът може да стане по-малък. Не всички файлове са еднакво големи спрямо това, което съдържат.

• Снимките от телефон или фотоапарат често са по няколко MB всяка, защото са запазени в пълна резолюция. За екран е достатъчна малка част от това. Смаляването на снимка например до 2000 пиксела ширина обикновено я прави многократно по-малка, без да виждате разлика на екрана. Това почти винаги е най-голямата печалба.
• Документи: една оферта във формат .docx може да е голяма заради вмъкнати изображения и понякога изглежда различно при получателя. Един pdf често е по-малък, изглежда еднакво навсякъде и не може да бъде променен по невнимание.
• Сканираните документи са изображения. Сканирайте с по-ниска резолюция или в черно-бяло, ако цветът не е нужен.
• Архивирането (zip) помага при текстови файлове и електронни таблици, но почти не помага при снимки, видео и pdf файлове: те вече са компресирани.

При видео смаляването често не е достатъчно. Клип от няколко минути лесно надхвърля 36 MB. Тогава линкът за споделяне е единственият добър път.

Линкът за споделяне: файлът остава, линкът пътува

С линк за споделяне поставяте файла в онлайн хранилище, като Nextcloud или друг облак, и изпращате само линк. Писмото остава малко, получателят изтегля файла, когато пожелае, а Вие можете по-късно да деактивирате линка.

Добрият линк за споделяне има:

• срок на валидност, за да не остане файлът публичен години наред;
• парола при поверителни файлове, която съобщавате по друг канал (SMS или телефон), а не в същото писмо;
• само четене, освен ако другият наистина трябва да качи нещо обратно.

Капан: линк за споделяне без парола работи за всеки, който има линка. Ако получателят препрати писмото Ви, следващият получател също ще има достъп до файла. Затова при лични данни или оферти паролата и срокът на валидност не са лукс.

Друг капан: някои получатели не се доверяват на линкове, и с право след целия фишинг (урок 2.4). Затова напишете в писмото какво да очакват: "Ще получите линк към нашия Nextcloud, файлът се казва снимки-сватба.zip и линкът е валиден до 1 юни."

Забравени прикачени файлове и визитка

Кой не е писал "вижте прикачения файл" и после не е прикачил нищо? Уеб пощата може да Ви предупреди: с Напомняне за забравени прикачени файлове тя проверява при Изпрати дали текстът Ви съдържа думи като "прикачен файл", докато няма прикачен файл. Това напомняне е изключено по подразбиране; включвате го в Настройки > Писане на писма.

С Прикачване на визитка (vCard) изпращате контакт от адресника си като визитка (файл .vcf). Получателят го добавя с едно щракване в собствения си адресник. Удобно е, когато искате да дадете на някого данните на колега или доставчик. Повече за vCard ще намерите в урок 7.2.

На практика: как работи това в уеб пощата

В екрана Напиши добавяте прикачен файл с Прикачи горе или с Прикачване на файл вдясно, или плъзгате файл в полето вдясно. Там виждате и максималния размер на файла. Напомнянето за забравени прикачени файлове се намира в Настройки > Писане на писма. Ръководството за Roundcube описва стъпките. В друга уеб поща работи по подобен начин, но ограничението на писмо е различно при различните доставчици.

Обобщение

• Прикачените файлове се опаковат като текст с base64 и затова стават приблизително с една трета по-големи (3 байта стават 4 знака).
• При WebOké едно писмо може да бъде до 50 MB; това са около 36 MB прикачени файлове.
• Получаващите сървъри често приемат по-малко; при големи файлове за външни получатели е по-добре да използвате линк за споделяне.
• Първо смалете снимките и преобразувайте документите в pdf; архивирането (zip) не помага при снимки и видео.
• Линкът за споделяне получава срок на валидност, а при поверителни файлове и парола, изпратена по друг канал.

Тест (quiz)

Задача

Задача A3.3: Събира ли се в едно писмо? Изхождайте от практическото правило при WebOké: около 36 MB прикачени файлове се побират в едно писмо от 50 MB, защото base64 прави всичко с около една трета по-голямо. За ситуации от 1 до 3 изберете "побира се" или "не се побира, линк за споделяне". (1) Елена изпраща на Ахмед два pdf файла: офертата от 3 MB и флоралния план от 5 MB. (2) Димитър иска да изпрати на Елена видео от изграждането на сватбена арка; файлът е 120 MB. (3) Елена иска да изпрати на Ахмед дванадесет снимки на предишни булчински букети, всяка по 3,5 MB, направо от фотоапарата си, в едно писмо. Въпрос 4: Елена трябва да освободи място за друго писмо и може първо да смали един файл. Кой файл избирате: (a) оферта-сватба.pdf от 0,4 MB, (b) булчински-букет.jpg от 9 MB направо от фотоапарата, (c) ценоразпис.docx от 0,2 MB? Програмата сравнява четирите Ви отговора с ключа и показва изчислението за всяка ситуация.

Прочетете още

Там, където са описани стъпки в уеб пощата, те важат за уеб пощата на WebOké; в друга уеб поща работи по подобен начин.

• Roundcube Webmail 4.3: Изпращане на прикачени файлове
• Имейлът е отказан: съобщението е твърде голямо
• Решени съобщения за грешки 1.6: 552: Mailbox full или message too big
• Безплатен курс Имейлът в ред: настройка и добро получаване 3.2: Съхранение, квота и препълнена пощенска кутия
• RFC 2045, MIME част 1, раздел 6.8 за base64 (на английски): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045