До, Cc, Bcc и Отговор до

Модул 3: Писане на поща · Време за четене: 11 минути

Учебна цел: След този урок ще можете съзнателно да избирате за всеки получател между До, Cc и Bcc, ще знаете какво точно правят Отговор на всички, Отговор до и пренасочването и ще избягвате изтичането на адреси.

Основни понятия: До, Cc, Bcc, плик, Отговор на всички, Отговор на списък, Отговор до (Reply-To), Препращане към, препращане като прикачен файл, изтичане на данни, дневен лимит

Три полета, три роли

Когато пишете писмо, по подразбиране виждате едно поле за получатели. С плюсчето до него се добавят още. Тези полета не са украса: всяко поле казва на получателя нещо за неговата роля.

• До е за този, който трябва да направи нещо, или от когото очаквате отговор. Ако поставите трима души в До, и тримата ще се почувстват адресирани. Или пък никой от тях, защото всеки мисли, че друг ще се заеме. Затова е най-добре да поставите един човек в До или в първото изречение да посочите кой какво прави.
• Cc (carbon copy, копие под индиго, в Roundcube: Копие до) е за този, който чете за сведение. Човекът в Cc не трябва да прави нищо, но знае какво се случва. Всички получатели виждат кой е в Cc.
• Bcc (blind carbon copy, в Roundcube: Скрито копие до) е за този, който получава копие, което другите не бива да виждат. Който е в Bcc, е невидим за получателите в До и Cc, а получателите в Bcc също не се виждат помежду си.

Как Bcc може да е невидимо, щом писмото все пак стига до тези хора? Това се дължи на разликата между плика и заглавните редове (хедърите) от урок 1.1. Пощенският сървър доставя до адресите върху плика (RCPT TO). Заглавните редове To и Cc са само текст в писмото. При Bcc Вашата пощенска програма поставя адреса върху плика, но премахва заглавния ред Bcc от писмото, което получават останалите. Стандартът за формата на писмата (RFC 5322) описва точно това поведение.

Bcc и GDPR: видим адрес може да е изтичане на данни

Имейл адрес като ahmed@example.net е лични данни: той принадлежи на разпознаваем човек. Ако изпратите едно писмо до четиридесет клиенти и ги поставите всички в До или Cc, всеки клиент получава адресите на останалите тридесет и девет. Те никога не са давали съгласие за това.

GDPR нарича подобно събитие нарушение на сигурността на личните данни (чл. 4, т. 12 от GDPR): пробив в сигурността, който води, наред с другото, до неразрешено разкриване на лични данни. На обикновен език: изтичане на данни. Дали трябва да го съобщите на надзорния орган, зависи от риска за засегнатите хора (чл. 33 от GDPR). Четиридесет адреса на клиенти на цветарски магазин са нещо различно от четиридесет адреса на участници в група за подкрепа при дългове: във втория случай самият факт, че някой е в списъка, разкрива нещо чувствително. Ако се колебаете, документирайте случая и проучете дали е необходимо уведомяване. Курсът „Сигурно онлайн“ разглежда това по-подробно.

Правилото е просто: когато пишете на група хора, които не се познават (или не е нужно да се познават), поставете ги в Bcc, а себе си поставете в До. Това важи и когато изберете група от адресника си: тогава уебпощата поставя всички адреси в полето, което използвате.

Капан, за който малко хора знаят: получател в Bcc, който натисне Отговор на всички, сам се разкрива. Неговият отговор отива до всички в До и Cc и те изведнъж виждат, че е имал скрито копие. Ако поставите някого в Bcc, за да чете за сведение, кажете му да не отговаря. Ако искате открито да включите някого, използвайте Cc.

Отговаряне: Отговор, Отговор на всички, Отговор на списък

При получено писмо имате три начина да отговорите.

• Отговор отива само до подателя (или до адреса в Отговор до, вижте по-долу).
• Отговор на всички отива до подателя и до всички в До и Cc. Използвайте го само ако всички останали наистина имат нужда от Вашия отговор. „Благодаря!“ до двадесет души е излишен шум.
• Отговор на списък (чрез стрелката до Отговор на всички) е за писма от пощенски списък. Софтуерът на списъка поставя в писмото заглавен ред List-Post (RFC 2369) и тогава уебпощата изпраща Вашия отговор до списъка, а не до човека, който е написал писмото.

Ако се колебаете между Отговор и Отговор на всички, преди да изпратите, погледнете полетата До и Cc. Там виждате точно кой ще получи писмото. Премахнете тези, които не трябва да са там.

Отговор до и Препращане към

С Отговор до (заглавният ред Reply-To) казвате: искам отговорите на това писмо да пристигат на друг адрес. Например Sanne изпраща писмо от sanne@example.com за поръчка, но иска отговорите да пристигат на общия адрес info@example.com, за да ги вижда и Daan. Тогава тя попълва info@example.com в Отговор до. Когато клиентът натисне Отговор, info@ вече е готов като получател.

Отговор до е и често използван трик на измамниците: подателят изглежда правилен, но Вашият отговор отива към съвсем друг домейн (урок 2.4). Затова от време на време проверявайте адреса, който уебпощата попълва при Вашите отговори.

Препращане към (заглавният ред Mail-Followup-To) идва от света на пощенските списъци. С него посочвате накъде да отиват следващите реакции в дадена дискусия, например само до списъка, а не и лично до Вас. Не всяка пощенска програма го взема предвид. В обикновената делова поща го оставяте празно.

Пренасочване: в текста или като прикачен файл

С Препрати изпращате получено писмо до някой друг. Със стрелката до бутона избирате как:

• в текста (inline): старото писмо се появява като цитат под Вашия текст. Удобно е, за да информирате бързо някого. Получателят може да го прочете като обикновено писмо.
• като прикачен файл: цялото оригинално писмо се изпраща като файл .eml с всички заглавни редове. Това Ви трябва, когато някой трябва да може да види откъде наистина е дошло писмото, например когато препращате фишинг до служба за поддръжка.

При пренасочване внимавайте какво има в цитата. Една дълга кореспонденция често съдържа адреси, телефонни номера или уговорки на хора, които не знаят, че я предавате на друг. Премахнете това, което новият получател не е нужно да вижда.

Много получатели: дневният лимит

Пощенската кутия е предназначена за лична поща, а не за бюлетини. За да се предотврати злоупотреба, можете да изпращате ограничен брой писма на ден. При WebOké този лимит важи общо за целия Ви пакет: всички пощенски кутии, уебпощата и Вашия уебсайт. Внимание: всеки получател се брои. Едно писмо с двеста адреса в Bcc е двеста писма. Ако редовно искате да достигате до голяма група, използвайте услуга за бюлетини. Тя се грижи и за отписването и за подреден списък, което е част от един бюлетин. При други доставчици съществуват подобни лимити.

Пример: едно писмо, три полета

Sanne изпраща офертата за сватбените цветя на Ahmed.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmed трябва да даде съгласие, затова е в До. Daan прави цветята и чете за сведение: Cc. Ahmed вижда, че Daan чете писмото, и това е добре, защото Daan може би ще му се обади по-късно. Отговорите пристигат на info@, където гледат и Sanne, и Daan.

На практика: ето как работи в уебпощата

При Напиши има поле Получател. С плюсчето вдясно от това поле добавяте Копие до (Cc), Скрито копие до (Bcc), Отговор до и Препращане към. С бутончето с човечетата избирате контакти или група от адресника си. Над отворено писмо са Отговор, Отговор на всички (с Отговор на списък под стрелката) и Препрати (с избор в текста или като прикачен файл). Стъпките са описани в Ръководството за Roundcube. В друга уебпоща, като Gmail или Outlook.com, бутоните се казват почти по същия начин и работят подобно.

Обобщение

• До е за този, който трябва да направи нещо, Cc за този, който чете за сведение, Bcc за този, който трябва да остане невидим.
• Bcc работи чрез плика: адресът получава писмото, но заглавният ред Bcc не отива до останалите.
• Видимите адреси на хора, които не се познават, могат да бъдат изтичане на данни (чл. 4, т. 12 от GDPR); дали ще уведомите, зависи от риска (чл. 33 от GDPR).
• Използвайте Отговор на всички само ако всички имат нужда от Вашия отговор; получател в Bcc, който го използва, се издава.
• Отговор до изпраща отговорите на друг адрес; всеки получател се брои за дневния лимит.

Тест (quiz)

Задача

Задача A3.1: Кого в кое поле поставяте? Прочетете петте ситуации и за всяка изберете дали посоченото лице или група е за До, Cc или Bcc. (1) Sanne изпраща офертата за сватбените цветя и иска Ahmed да я одобри: къде поставя Ahmed? (2) В същото писмо Sanne иска Daan да знае какво е договорено; Daan не трябва да прави нищо, а Ahmed може да вижда, че Daan чете писмото: къде поставя Daan? (3) Sanne пише на четиридесет клиенти, които не се познават, че магазинът е затворен на Koningsdag (Денят на краля в Нидерландия): къде поставя клиентите? (4) Sanne моли куриерската служба (planning@example.org) и Daan да потвърдят преди петък дали могат в събота; тя очаква отговор и от двамата: къде поставя куриерската служба? (5) Sanne отговаря на оплакване от клиент и иска копие в собствения си архивен адрес archief@example.com; този адрес не прави нищо с писмото и клиентът не е нужно да го вижда: къде поставя archief@example.com? За всяка ситуация избирате от падащите полета и програмата сравнява отговорите Ви с ключа. За всяка ситуация виждате дали изборът Ви е верен и защо.

Прочетете още

Където са описани стъпки в уебпощата, те важат за уебпощата на WebOké; в друга уебпоща работи подобно.

• Roundcube Webmail 4.1: Писане на ново съобщение
• Roundcube Webmail 4.2: Отговор и препращане
• Roundcube Webmail 13.4: Дневният лимит е достигнат
• Лимит за изпращане на имейли
• Безплатен курс Безопасно онлайн за предприемачи 8.2: Нарушения на сигурността на данните и задължението за уведомяване
• Безплатен курс Имейлът в ред: настройка и добро получаване 7.2: Съгласие, отписване и чист списък @@ОМСКАНИЕ@@
• RFC 5322, Internet Message Format (на английски): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• GDPR, Регламент (ЕС) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj