Хранилище и почистване

Модул 5: Подреждане и намиране · Време за четене: 8 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да изчислите колко е пълна пощенската Ви кутия, ще знаете какво се случва, когато тя се напълни, и ще можете целенасочено да освобождавате място, без да губите писма, които са Ви нужни.

Основни понятия: лимит на хранилището (квота), всички папки се броят, Изпразни, Уплътни данни, големи писма, Експорт, резервно копие

Всяка пощенска кутия има лимит

Вашата пощенска кутия има лимит на хранилището, наричан още квота: максималното количество поща, което се побира в нея, например 2 GB. Този лимит важи за цялата пощенска кутия, тоест за всички папки заедно. Хората често забравят това. Броят се и тези папки:

• Изпратени: всеки прикачен файл, който сте изпратили сами, се намира там още веднъж.
• Архив: това, което не виждате, пак заема място в хранилището.
• Спам: включително поща, която никога не отваряте.
• Кошче: изтритото писмо остава в Кошчето и се брои, докато не го изпразните.
• Скрити папки: папки, за които не сте абонирани (урок 5.1).

Освен лимита на пощенската кутия обикновено и целият Ви пакет има граница. Ако всичките Ви пощенски кутии и уебсайтът заедно станат твърде големи, ще достигнете тази граница, дори ако собствената Ви пощенска кутия все още има място.

Колко е пълна?

В уеб пощата долу вляво, под папките, виждате лента с процент. Това е частта от лимита Ви, която се използва. Същото виждате в Настройки > Папки, под списъка с папки.

Изчислението е лесно: съберете размера на всички папки и разделете на лимита. Пример с пощенска кутия от 1 GB, тоест 1024 MB:

Postvak In     310 MB
Verzonden      220 MB
Archief        180 MB
Spam            40 MB
Prullenbak      62 MB
Concepten        4 MB
-------------------------
Totaal         816 MB

816 / 1024 = 0,797  →  80 % vol

Ако изпразните Спам и Кошче, се освобождават 102 MB: 714 / 1024 = 0,697, значи 70 %. Така с един поглед виждате кое почистване дава най-голям ефект. Имайте предвид, че пощенските сървъри смятат с 1024: 1 GB е 1024 MB.

Какво се случва, когато е пълна

Когато пощенската Ви кутия е пълна, в нея вече не се побира нова поща. Сървърът на подателя получава отказ, а подателят получава обратно съобщение за грешка с текстове като "Mailbox full" или "Quota exceeded" (в урок 8.4 ще се научите да четете такова съобщение). За Вас това е коварно: Вие не виждате нищо, защото писмото изобщо не пристига. Разбирате едва когато клиент се обади, че писмото му се връща.

Изпращането също може да се затрудни. Уеб пощата запазва копие от всяко изпратено писмо в Изпратени. Ако там няма място, ще получите съобщение, че писмото не може да бъде запазено в Изпратени.

Затова при много доставчици получавате предупреждение по имейл, когато пощенската Ви кутия е почти пълна. Отнасяйте се сериозно към него и почистете, преди лимитът да бъде достигнат.

Освобождаване на място: от лесното към целенасоченото

Работете в следния ред:

1. Изпразнете Спам и Кошче. Изберете папката, щракнете върху трите точки над папките и изберете Изпразни. Това често веднага дава резултат и не губите нищо, което Ви е нужно.
2. Намерете големите писма. Няколко писма с големи прикачени файлове често заемат повече място от хиляда обикновени писма. Сортирайте списъка чрез Настройки на списък по Размер, намаляваща. Направете го и в Изпратени: там са всичките Ви собствени прикачени файлове. Комбинирайте това с опциите за търсене от урок 5.3: Тип С прикачен файл и Дата по-стари от година.
3. Съхранявайте прикачените файлове другаде. Нужен Ви е прикаченият файл, но не и писмото? Запазете файла в собственото си хранилище или в облака и след това изтрийте писмото.
4. Изпразнете Кошчето отново. Всичко, което изтрихте в стъпки 2 и 3, сега се намира там.

Има и две настройки, които автоматично поддържат пощенската Ви кутия малка, в Настройки > Настройки > Настройки на сървъра, под Поддръжка папки:

• Изпразни Кошчето при изход: Кошчето се изпразва, когато излезете. Удобно е, но след излизане вече нямате втори шанс.
• В папка Спам изтривай писмата без местене в Кошче: спамът, който изтриете, не минава първо през Кошчето.

Изпразни и Уплътни данни: разликата

В менюто с действия за папки виждате както Изпразни, така и Уплътни данни. Изпразни изтрива всички писма в избраната папка. Уплътни данни е нещо друго: в IMAP писмото може да е маркирано като изтрито, без още да е премахнато. Някои пощенски програми работят така: зачеркват писмото, вместо да го преместят в Кошчето. Уплътни данни наистина премахва тези маркирани писма. Ако в дадена папка виждате зачеркнати писма, Уплътни данни ще освободи място.

Първо запазете, после изхвърлете

Искате да запазите стара поща, но не на сървъра? Тогава първо направете копие:

• Едно писмо: Още > Експорт. Получавате .eml файл, който по-късно можете да отворите отново в почти всяка пощенска програма.
• Няколко писма наведнъж: маркирайте ги и изберете Още > Експорт. Тогава получавате zip файл с всички писма като .eml.
• Големи количества: настройте на компютъра си пощенска програма, която съхранява пощата локално. Това е и начинът да изтеглите голям архив от сървъра.

Проверете дали копието се отваря, преди да изтриете пощата на сървъра. Изпразненото Кошче е изчезнало окончателно. Понякога възстановяването е възможно от резервно копие на сървъра, но не разчитайте на това като план.

На практика: така работи в уеб пощата

Лентата за хранилището е долу вляво; Изпразни и Уплътни данни са в менюто с трите точки над папките; сортирането по размер става чрез Настройки над списъка с писма. Ръководството за Roundcube описва стъпките в раздела „Вашата пощенска кутия е пълна“. В друга уеб поща работи по подобен начин: Gmail споделя хранилището си с Drive и Снимки, а Outlook.com показва използваното място в настройките за хранилище.

Обобщение

• Лимитът на хранилището важи за всички папки заедно, включително Изпратени, Архив, Спам, Кошче и скритите папки.
• Изчисление: съберете папките и разделете на лимита; 1 GB е 1024 MB.
• Пълната пощенска кутия отказва нова поща; подателят получава съобщение за грешка, а Вие не забелязвате нищо.
• Започнете с изпразване на Спам и Кошче, след това потърсете големите писма (и в Изпратени) и накрая изпразнете Кошчето отново.
• Експортирайте това, което искате да запазите, и проверете копието, преди да изтриете нещо окончателно.

Тест (quiz)

Задача

Задача A5.4: Изчисления с Вашето хранилище. Sanne има пощенска кутия от 2 GB, тоест 2048 MB. Папките ѝ са с този размер: Входящи 612 MB, Изпратени 388 MB, Архив 455 MB, Спам 96 MB, Кошче 173 MB и Чернови 12 MB. Въпрос 1: какъв процент от пощенската ѝ кутия се използва? Въпрос 2: какъв процент се използва, след като е изпразнила Спам и Кошче? И за двата въпроса въведете цяло число (закръглено до цели проценти, без знака за процент). Програмата сравнява отговорите Ви с ключа за отговори с толеранс от 1 процент и при грешка показва как се изчислява.

Прочетете още

Там, където са описани стъпки в уеб пощата, те важат за уеб пощата на WebOké; в друга уеб поща работи по подобен начин.

• Roundcube Webmail 13.3: Вашата пощенска кутия е пълна
• Roundcube Webmail 10.1: Най-важните настройки
• Почистване на пощенска кутия за освобождаване на място в DirectAdmin
• Локално съхранение на имейли за освобождаване на място на пощенския сървър
• Как да проверя използването на пощата си?
• Безплатен курс Имейлът в ред: настройка и добро получаване 3.2: Съхранение, квота и препълнена пощенска кутия
• Решени съобщения за грешки 1.6: 552: Mailbox full или message too big