Писмо, което се чете

Модул 3: Писане на поща · Време за четене: 11 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да пишете писмо, което се разбира бързо: с тема, която казва какво трябва да се направи, с въпроса най-отгоре, с добра структура, с цитат, който помага, и с обмислен избор между обикновен текст и форматиране.

Основни понятия: тема на писмото, ключово изречение, една тема на писмо, цитиране, под или над цитата, обикновен текст, HTML редактор, multipart/alternative, тон, Обратна разписка

Читателите първо преглеждат

Който отвори пощата си, не чете отгоре надолу. В списъка с писма той вижда име и тема, може би отваря писмото, прочита първите редове и решава: да го свърши сега, по-късно или да го остави. Доброто писмо е написано за тези няколко секунди. Въпросът не е в красивите изречения, а в последователността: най-важното е първо.

Две неща определят дали Вашето писмо ще издържи този първи поглед: темата и първото изречение.

Темата: резюме с действие

Темата на писмото е единственото, което получателят вижда, преди да отвори писмото, и единственото, по което по-късно ще търси. „Въпросче“, „Инфо“ или „Re: Re: Fwd: оферта“ не казват нищо. Добрата тема отговаря на два въпроса: за какво става дума и какво очаквате?

• Лошо: vraagje
• По-добре: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Най-добре: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

В последната тема има дата и действие. Ahmed знае, без да отваря писмото, че трябва да вземе решение и до кога. Шест месеца по-късно Sanne намира писмото отново, като търси „сватба“ или „маси“ (урок 5.3).

Ако разговорът смени темата си, променете и темата на писмото. Нишка, която се казва „Оферта“, но вече е за оплакване, не може да бъде намерена.

Първото изречение е въпросът

Започнете с най-важното: въпроса, решението или новината. Контекстът идва след това. Това се нарича още ключово изречение. Сравнете „Надявам се всичко да е наред, тук е много натоварено заради Деня на майката, Daan беше в отпуск и аз прегледах офертата още веднъж...“ с „Ahmed, можете ли да ми кажете до 1 май две неща: цветовете и броя на масите?“ На втората версия Ahmed може да отговори наведнъж. Любезното встъпление е напълно уместно, но не го поставяйте преди въпроса.

Няколко правила, които помагат:

• Една тема на писмо. Две теми в едно писмо често означават, че втората ще бъде забравена. Освен това не можете да архивирате писмото в една папка или да го пренасочите към правилния човек.
• Кратки абзаци, с празен ред между тях. Блок от петнадесет реда никой не чете на телефон.
• Няколко въпроса? Номерирайте ги. Тогава получателят може да отговори с „1. пастелни, 2. четиринадесет маси“.
• Посочете дата, когато имате нужда от нещо, и кажете защо („тогава ще мога да поръчам навреме от разсадника“).
• Завършете със следващата стъпка, а не с три удивителни знака.

Цитиране: само това, което помага

Когато отговаряте на писмо, уебпощата поставя оригиналното писмо като цитат във Вашия отговор, с > пред всеки ред при обикновен текст или с вертикална линия при форматиране. Цитатът е полезен: получателят вижда на какво отговаряте. Но при дълга нишка цитатът расте с всеки кръг, докато Вашият отговор от два реда не изчезне под четири екрана текст.

Затова премахнете това, което не е нужно. Оставете само изречението, на което отговаряте, и напишете отговора си под него. Това се нарича отговор в текста (inline):

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Дали ще започнете над или под цитата, е въпрос на договореност. В деловата поща писането над цитата е станало обичайно, защото най-новото е най-отгоре. В техническите пощенски списъци нормата е под цитата или между редовете. Изберете това, което подхожда на хората, с които си пишете, и бъдете последователни. Уебпощата Ви позволява да изберете в Настройки > Писане на писма > При отговор на писмо.

Капан: в цитирана нишка понякога има неща, които новият получател не трябва да чете, например вътрешна бележка или телефонен номер. Прочетете цитата, преди да добавите някого или да пренасочите писмото.

Обикновен текст или форматиране?

Едно писмо може да бъде написано по два начина.

• Обикновен текст: само букви, без удебеляване, цветове или картинки в текста. Пристига навсякъде еднакво, малък е и се чете добре на всеки екран, също и в просто приложение за поща или в екранен четец.
• HTML (форматиране): с удебеляване, заглавия, цветове, връзки зад думи и изображения. Пощенска програма, която изпраща форматирани писма, обикновено изпраща в същото писмо и версия с обикновен текст. Това се нарича multipart/alternative: получателят получава версията, която неговата програма може да покаже най-добре.

Форматирането има смисъл, когато помага на съдържанието: таблица с часове, заглавие над всеки раздел, удебелен краен срок. Няма смисъл, когато е само украса: цветни букви, фон или пет различни шрифта. Форматирането може също да се загуби или да пристигне различно, например ако получателят чете само обикновен текст. Затова никога не предавайте смисъла само чрез цвят („червените дати са заети“).

В уебпощата на WebOké по подразбиране пишете с обикновен текст. HTML редакторът се включва за отделно писмо с бутончето с картинка горе вляво в текстовото поле или по подразбиране в Настройки > Писане на писма.

Тон, проверка и Обратна разписка

На писмото му липсват Вашият глас и Вашето лице. Кратко изречение, което Вие сте замислили като делово, може да прозвучи грубо за другия. Няколко основни правила: поздравете и се сбогувайте, пишете „можете ли“ вместо „трябва да“, никога не пишете нещо, което не бихте казали на глас на получателя, и изчакайте с изпращането, ако сте ядосани. Да оставите чернова и да я прочетете отново след час (урок 3.4) предотвратява много съжаления.

Преди да щракнете върху Изпрати, прочетете още веднъж: правилен ли е получателят, правилна ли е темата, въпросът най-отгоре ли е, приложен ли е файлът (урок 3.3)?

С опцията Обратна разписка молите получателя да Ви уведоми, че е отворил писмото Ви. Използвайте я умерено. Получателят вижда запитване на екрана, може да откаже, а много програми никога не изпращат потвърждение. Липсата на потвърждение следователно не означава нищо. Освен това искането на потвърждение за всяко писмо изглежда недоверчиво. Ако искате да сте сигурни, че нещо е пристигнало, просто попитайте в текста.

На практика: така работи в уебпощата

Дали пишете над или под цитата, избирате в Настройки > Писане на писма. Там задавате и дали по подразбиране пишете с форматиране. HTML редакторът се включва за отделно писмо с бутончето с картинка. Обратна разписка ще намерите сред опциите вдясно в екрана Напиши. Ръководството за Roundcube описва бутоните стъпка по стъпка. В други уебпощи и в пощенски програми опциите се казват подобно, а правилата за писане важат навсякъде.

Обобщение

• Пишете за първия поглед: темата и първото изречение определят дали писмото Ви ще бъде прочетено.
• Добрата тема казва за какво става дума и какво очаквате, за предпочитане с дата.
• Една тема на писмо, кратки абзаци, номерирани въпроси и ясна следваща стъпка.
• Цитирайте само това, което помага; изберете над или под цитата и се придържайте към избора си.
• Форматиране само когато помага на съдържанието; искайте Обратна разписка най-много по изключение.

Тест (quiz)

Задача

Задача D3.2: Пренапишете объркано писмо. Отворете материала slechte-mail.txt: писмо от Sanne до Ahmed с тема „въпросче“, в което четири теми са смесени, а истинският въпрос идва едва накрая. Пренапишете го в уебпощата като ново писмо до себе си (не го изпращайте на друг човек). Използвайте този списък за проверка: темата казва за какво става дума, какво трябва да се направи и до кога; първото изречение е въпросът; въпросите са номерирани; нещата, които не са свързани с тази тема, са премахнати (или са в отделно писмо); в полето До е само този, който трябва да отговори; писмото е по-кратко от оригинала. След това отговорете: кое изречение от оригинала всъщност е било същността, какво сте пропуснали и защо, и дали Daan трябва да е в До, в Cc или изобщо да не е включен? Накрая сравнете с примерния отговор към тази задача.

Прочетете още

Там, където са описани стъпки в уебпощата, те важат за уебпощата на WebOké; в други уебпощи работи по подобен начин.

• Roundcube Webmail 4.2: Отговор и препращане
• Roundcube Webmail 4.4: Форматиране, чернови и допълнителни опции
• Roundcube Webmail 10.1: Най-важните настройки
• Roundcube Webmail 9.1: Търсене в пощата