Съобщение за отсъствие, което е правилно

Модул 6: Автоматично: филтри и отсъствие · Време за четене: 9 минути

Учебна цел: След този урок ще можете да обясните как работи съобщението за отсъствие на сървъра, кой го получава и кой не, и да настроите съобщение за отсъствие, което се включва и изключва само и не издава нищо, което помага на измамници.

Основни понятия: съобщение за отсъствие, Sieve vacation, Интервал на отговор (:days), Мои адреси на ел. поща (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Начало и Край, Действие при получаване на писмо

Филтър, който отговаря

Технически погледнато, съобщението за отсъствие е филтър. То се намира в същия набор филтри като другите Ви филтри (урок 6.1) и следователно също работи на сървъра, в момента, в който пристига поща. Вашият лаптоп може да е изключен. Разширението на Sieve се нарича vacation (RFC 5230). Ето как уебпощата записва съобщение за отсъствие за коледната ваканция:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Какво пише тук:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" и "le" ... "2027-01-03": текущата дата трябва да е на или след 21 декември и на или преди 3 януари. Това са Вашите Начало и Край. Извън този период филтърът не прави нищо. :zone "+0100" е часовата зона от Вашите настройки.
• vacation :days 7: един и същ адрес получава отговор най-много веднъж на 7 дни.
• :addresses [...]: адресите, които са Ваши.
• :subject и текстът след него: заглавието и съдържанието на отговора.

Един отговор на подател за всеки интервал

Без ограничение човек, който Ви пише десет пъти, би получил десет пъти един и същ отговор. Затова сървърът помни на кого вече е отговорил. В рамките на Интервал на отговор (в Sieve :days) един и същ подател не получава втори отговор. Ако не изберете нищо, според стандарта важат 7 дни (RFC 5230, раздел 4.1). За ваканция от две седмици 7 е много добра стойност: който Ви пише отново след седмица, получава напомняне, че все още отсъствате. По-малко от 1 ден обикновено не е възможно.

Отговорът отива до подателя от плика (Return-Path, урок 1.1), а не непременно до адреса във From. При обикновената поща това е един и същ адрес. При бюлетините и системите често е технически адрес и точно това е целта: така автоматичният отговор не стига до човек, който не може да направи нищо с него.

Кой не получава отговор

Съобщението за отсъствие може да причини много щети, ако отговаря на грешната поща: отговори до пощенски списък с хиляда членове или две автоматични съобщения, които безкрайно си отговарят едно на друго. Затова стандартът (RFC 5230, раздел 4.6) казва, че сървърът не отговаря на:

• поща със заглавен ред (хедър) List-Id или други заглавни редове List: бюлетини и пощенски списъци;
• поща със заглавен ред Auto-Submitted със стойност, различна от "no": автоматични съобщения, например друго съобщение за отсъствие или известие от система;
• поща от адреси като MAILER-DAEMON или адреси, които започват с "owner-" или завършват на "-request".

Самият отговор получава заглавния ред Auto-Submitted: auto-replied. Така друго съобщение за отсъствие знае, че не трябва да отговаря обратно, и не се получава безкраен кръг.

Мои адреси на ел. поща: отговор само ако писмото е за Вас

Сървърът отговаря само ако някой от Вашите адреси е в заглавните редове To или Cc (RFC 5230, раздел 4.5). Така избягвате отговори на поща, пристигнала през списък или като Bcc. Сървърът знае само наполовина кои адреси са Ваши: адреса на пощенската Ви кутия със сигурност, но не и адреса info@, който се пренасочва към Вас.

Затова полето Мои адреси на ел. поща е важно (в Sieve :addresses). Въведете там всеки адрес, на който получавате поща, включително адресите за пренасочване. С Попълни с всички мои адреси уебпощата взема адресите от Вашите идентичности. Ако забравите info@, клиент, който пише на info@, няма да получи съобщение за отсъствие и може би ще чака напразно.

Начало, край и какво става с пощата

С Начало и Край съобщението се включва и изключва само. Това е най-сигурният начин: не можете да забравите да го изключите. Ако ги оставите празни, съобщението е активно, докато Статус е на Вкл. Съобщение за отсъствие, което продължава седмици след ваканцията, е позната грешка и обърква клиентите.

При Действие при получаване на писмо избирате какво да стане със самото писмо. Оставете тук Запази. Vacation оставя писмото просто в пощенската Ви кутия (RFC 5230, раздел 4.7), а след връщането си ще искате да прочетете какво е пристигнало. Изтриването означава, че получената поща изчезва. Пренасочване към или Прати копие на имат смисъл само към колега в собствената Ви организация, със същите недостатъци като в урок 6.2.

Какво да пишете и какво не

Доброто съобщение за отсъствие е кратко и помага на подателя:

• Кога се връщате или до кога няма да отговаряте.
• Кой Ви замества междувременно, с адрес или телефонен номер, на който има кой да отговори.
• Какво може да направи подателят, ако е спешно.

И какво да не пишете: подробности, които помагат на измамници и крадци. Отговорът отива до всеки, който Ви пише, включително до спамъри и непознати. Затова не пишете, че сте три седмици в чужбина, къде отивате, личния си номер или името на заместника си с длъжност, която измамник може да злоупотреби ("пишете на нашия счетоводител Jan за плащания"). Измамниците с удоволствие използват такова съобщение, за да напишат правдоподобно фалшиво писмо, например за спешно плащане от името на човек, който така или иначе е недостъпен.

Пример за добро съобщение:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Не два пъти

Можете да настроите съобщение за отсъствие и в контролния панел на хостинга си, при WebOké в DirectAdmin. Използвайте само едното от двете. Ако и двете са включени, всеки ще получава по два автоматични отговора.

На практика: така работи в уебпощата

Съобщението за отсъствие се намира в Настройки > Отпуск, с Заглавие, Основен текст, Начало, Край и Статус, а под Разширени настройки са Мои адреси на ел. поща, Интервал на отговор и Действие при получаване на писмо. Резултата ще видите в Филтри > Действия > Редакция на набор филтри. Стъпките са описани в Ръководството за Roundcube в раздела Настройване на съобщение за отсъствие. В друга уебпоща е подобно: Gmail има автоматичен отговор при отпуск в настройките, Outlook.com има автоматични отговори.

Обобщение

• Съобщението за отсъствие е филтър на Sieve (vacation, RFC 5230), който работи на сървъра.
• Един и същ подател получава най-много един отговор за всеки Интервал на отговор; без избор това са 7 дни.
• Няма отговор на пощенски списъци (List-Id) и автоматична поща (Auto-Submitted), а отговор има само ако някой от Вашите адреси е в To или Cc.
• В Мои адреси на ел. поща въведете и адресите за пренасочване, задайте начална и крайна дата и оставете действието на Запази.
• Напишете кога се връщате и към кого могат да се обърнат, но без подробности, които помагат на измамници.

Тест (quiz)

Задача

Задача A6.3: Проверка на Вашия автоматичен отговор. Подгответе в собствената си пощенска кутия съобщение за отсъствие в Настройки > Отпуск, с Начало и Край, които и двете са в бъдещето; така съобщението все още не е реално активно и никой не получава отговор сега. Попълнете заглавие, текст, Мои адреси на ел. поща и Интервал на отговор, и оставете Действие при получаване на писмо на Запази. След това поставете своя набор филтри (Настройки > Филтри > Действия > Редакция на набор филтри, копирайте всичко) или качете файла от Изтегли. Програмата чете скрипта в паметта (нищо не се запазва) и проверява: има действие vacation; :days е поне 1; заглавието не е празно; текстът е по-дълъг от 40 знака; има ограничение по дата с currentdate (иначе оранжево: няма ли да забравите да го изключите?); :addresses съдържа поне един адрес (иначе оранжево); и писмото се запазва, тоест няма discard и няма пренасочване към адрес извън Вашия домейн. След задачата изключете съобщението отново, ако не Ви е необходимо.

Прочетете още

Там, където са описани стъпки в уебпощата, те важат за уебпощата на WebOké; в друга уебпоща работи по подобен начин.

• Roundcube Webmail 7.3: Настройване на автоматичен отговор при отсъствие
• Roundcube Webmail 7.1: Създаване на филтър
• Безплатен курс Безопасно онлайн за предприемачи 1.2: Фишинг, CEO измама и фактурна измама
• Сървърни правила за имейл (филтри на сървъра)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (на английски): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230