Een afwezigheidsbericht dat klopt

Module 6: Automatisch: filters en afwezigheid · Leestijd: 9 minuten

Leerdoel: Na deze les kun je uitleggen hoe een afwezigheidsbericht op de server werkt, wie het wel en niet krijgt, en een afwezigheidsbericht instellen dat vanzelf aan en uit gaat en niets prijsgeeft wat oplichters helpt.

Kernbegrippen: afwezigheidsbericht, Sieve vacation, Antwoordinterval (:days), Mijn e-mailadressen (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Start tijdstip en Eind tijdstip, Actie voor inkomend bericht

Een filter dat antwoordt

Een afwezigheidsbericht is technisch gezien een filter. Het staat in dezelfde filterset als je andere filters (les 6.1) en draait dus ook op de server, op het moment dat mail binnenkomt. Je laptop mag uit staan. De Sieve-uitbreiding heet vacation (RFC 5230). Zo schrijft de webmail een afwezigheidsbericht voor de kerstvakantie:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Wat staat er:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" en "le" ... "2027-01-03": de huidige datum moet op of na 21 december liggen, en op of voor 3 januari. Dat zijn je Start tijdstip en Eind tijdstip. Buiten die periode doet het filter niets. :zone "+0100" is de tijdzone uit je instellingen.
• vacation :days 7: hetzelfde adres krijgt hoogstens eens per 7 dagen een antwoord.
• :addresses [...]: de adressen die van jou zijn.
• :subject en de tekst daarna: het onderwerp en de inhoud van het antwoord.

Eén antwoord per afzender per interval

Zonder beperking zou iemand die je tien keer mailt tien keer hetzelfde antwoord krijgen. Daarom onthoudt de server aan wie hij al antwoordde. Binnen het Antwoordinterval (in Sieve :days) krijgt dezelfde afzender geen tweede antwoord. Kies je niets, dan geldt volgens de standaard 7 dagen (RFC 5230, sectie 4.1). Voor een vakantie van twee weken is 7 een prima waarde: wie na een week opnieuw mailt, krijgt een herinnering dat je nog weg bent. Korter dan 1 dag kan meestal niet.

Het antwoord gaat naar de envelop-afzender (Return-Path, les 1.1), niet per se naar het adres in From. Bij gewone mail is dat hetzelfde. Bij nieuwsbrieven en systemen is het vaak een technisch adres, en dat is precies de bedoeling: zo komt een automatisch antwoord niet bij een mens die er niets mee kan.

Wie krijgt geen antwoord

Een afwezigheidsbericht kan veel schade doen als het op de verkeerde mail antwoordt: antwoorden naar een mailinglijst met duizend leden, of twee automatische berichten die eindeloos op elkaar reageren. Daarom zegt de standaard (RFC 5230, sectie 4.6) dat de server niet antwoordt op:

• mail met een kopregel List-Id of andere List-kopregels: nieuwsbrieven en mailinglijsten;
• mail met een kopregel Auto-Submitted met een andere waarde dan "no": automatische berichten, zoals een ander afwezigheidsbericht of een melding van een systeem;
• mail van adressen als MAILER-DAEMON of adressen die met "owner-" beginnen of op "-request" eindigen.

Het eigen antwoord krijgt zelf de kopregel Auto-Submitted: auto-replied mee. Zo weet een ander afwezigheidsbericht dat het niet terug moet antwoorden, en ontstaat er geen kringloop.

Mijn e-mailadressen: antwoorden alleen als het voor jou is

De server antwoordt alleen als een van jouw adressen in de kopregels To of Cc staat (RFC 5230, sectie 4.5). Zo voorkom je dat je antwoordt op mail die via een lijst of als Bcc binnenkwam. Welke adressen van jou zijn, weet de server maar half: het adres van je mailbox zeker, maar niet het adres info@ dat naar jou wordt doorgestuurd.

Daarom is het veld Mijn e-mailadressen belangrijk (in Sieve :addresses). Zet daar elk adres in waarop je mail ontvangt, ook doorstuuradressen. Met Vullen met al mijn adressen neemt de webmail de adressen van je identiteiten over. Vergeet je info@, dan krijgt een klant die naar info@ mailt geen afwezigheidsbericht, en wacht hij misschien tevergeefs.

Start, eind en wat er met de mail gebeurt

Met een Start tijdstip en een Eind tijdstip gaat het bericht vanzelf aan en uit. Dat is de veiligste manier: je kunt hem niet vergeten uit te zetten. Laat je ze leeg, dan staat het bericht aan zolang Status op Aan staat. Een afwezigheidsbericht dat na de vakantie nog weken doorloopt, is een bekende vergissing en verwarrend voor klanten.

Bij Actie voor inkomend bericht kies je wat er met de mail zelf gebeurt. Laat dit op Bewaren staan. Vacation laat het bericht namelijk gewoon in je mailbox (RFC 5230, sectie 4.7), en je wilt na terugkomst lezen wat er binnenkwam. Weggooien betekent dat mail die je ontvangt verdwijnt. Doorsturen naar of Kopie sturen naar zijn alleen zinvol naar een collega in je eigen organisatie, met dezelfde nadelen als in les 6.2.

Wat je wel en niet schrijft

Een goed afwezigheidsbericht is kort en helpt de afzender verder:

• Wanneer je terug bent, of tot wanneer je niet antwoordt.
• Wie het in de tussentijd overneemt, met een adres of telefoonnummer dat bemand is.
• Wat de afzender kan doen als het dringend is.

En wat je niet schrijft: details die oplichters en inbrekers helpen. Het antwoord gaat naar iedereen die je mailt, ook naar spammers en onbekenden. Zet er dus niet in dat je drie weken in het buitenland zit, waar je heen gaat, je privénummer of de naam van je vervanger met een functie die een oplichter kan misbruiken ("mail onze boekhouder Jan voor betalingen"). Een oplichter gebruikt zo'n bericht graag om een geloofwaardige nepmail te schrijven, bijvoorbeeld een spoedbetaling uit naam van iemand die toch niet bereikbaar is.

Voorbeeld van een goed bericht:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Niet dubbel

Je kunt een afwezigheidsbericht ook in het beheerpaneel van je hosting instellen, bij WebOké in DirectAdmin. Gebruik één van de twee. Staan ze allebei aan, dan krijgt iedereen twee automatische antwoorden.

In de praktijk: zo werkt het in de webmail

Het afwezigheidsbericht staat bij Instellingen > Afwezigheidsbericht, met Onderwerp, Inhoud, Start tijdstip, Eind tijdstip en Status, en onder Geavanceerde instellingen Mijn e-mailadressen, Antwoordinterval en Actie voor inkomend bericht. Het resultaat zie je terug in Filters > Acties > Filterset bewerken. De stappen staan in de Roundcube-handleiding bij Een afwezigheidsbericht instellen. In andere webmail werkt het vergelijkbaar: Gmail heeft een vakantieresponder bij de instellingen, Outlook.com automatische antwoorden.

Samenvatting

• Een afwezigheidsbericht is een Sieve-filter (vacation, RFC 5230) dat op de server draait.
• Dezelfde afzender krijgt hoogstens één antwoord per Antwoordinterval; zonder keuze is dat 7 dagen.
• Geen antwoord op mailinglijsten (List-Id) en automatische mail (Auto-Submitted), en alleen als een van jouw adressen in To of Cc staat.
• Vul bij Mijn e-mailadressen ook je doorstuuradressen in, gebruik een start- en einddatum en laat de actie op Bewaren.
• Schrijf wanneer je terug bent en bij wie men terechtkan, maar geen details die oplichters helpen.

Quiz

Opdracht

Opdracht A6.3: Je afwezigheidsbericht laten nakijken. Zet in je eigen mailbox een afwezigheidsbericht klaar bij Instellingen > Afwezigheidsbericht, met een Start tijdstip en een Eind tijdstip die allebei in de toekomst liggen; dan staat het bericht nog niet echt aan en krijgt niemand nu een antwoord. Vul een onderwerp, een tekst, Mijn e-mailadressen en een Antwoordinterval in, en laat Actie voor inkomend bericht op Bewaren. Plak daarna je filterset (Instellingen > Filters > Acties > Filterset bewerken, alles kopiëren) of upload het bestand van Download. Het programma leest het script in het geheugen (er wordt niets bewaard) en controleert: er is een vacation-actie; :days is minstens 1; het onderwerp is niet leeg; de tekst is langer dan 40 tekens; er is een datumgrens met currentdate (anders oranje: vergeet je hem niet uit te zetten?); :addresses bevat minstens één adres (anders oranje); en het bericht wordt bewaard, dus geen discard en geen doorsturen naar een adres buiten je domein. Zet het bericht na de opdracht weer uit als je het niet nodig hebt.

Verder lezen

Waar stappen in de webmail staan, gelden ze voor de webmail van WebOké; in andere webmail werkt het vergelijkbaar.

• Roundcube Webmail 7.3: Een afwezigheidsbericht instellen
• Roundcube Webmail 7.1: Een filter maken
• Gratis cursus Veilig online voor ondernemers 1.2: Phishing, CEO-fraude en factuurfraude
• Server-side e-mailregels (filters op de server)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (Engels): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230